Automatización de certificados para vehículos y maquinaria amarilla mediante un chatbot de Telegram integrado con n8n

Este proyecto tiene como objetivo diseñar e implementar un sistema automatizado para la gestión y entrega de certificados de una flota, gestionando las solicitudes, validaciones y envío, utilizando herramientas de integración y automatización para optimizar el proceso. La gestión manual de la verificación de estados de servicio y la emisión de certificados es un proceso lento que consume significativos recursos operativos, generando demoras en la atención al cliente y potenciales inconsistencias en la información entregada. Se desarrolló una arquitectura basada en la herramienta de flujos n8n, que integra tres componentes principales: un Chatbot en Telegram como interfaz de usuario, una hoja de calculo de Google Sheets como base de datos para la validación en tiempo real y un modulo de generación y envío de correos electrónicos con los certificados en PDF. El flujo se activa con la cedula o NIT del cliente ingresado en el chat, verifica su estado financiero (al día o mora) en la hoja de cálculo y ejecuta la acción correspondiente de manera automatizada. En caso de estar al día, se obtiene el certificado desde Google Drive y se envía directamente al cliente por Telegram, acompañado de un correo de confirmación, de ser el caso contrario se genera una notificación automática informando sobra la necesidad de regularizar su situación. Esta implementación demostró una reducción drástica en el tiempo de respuesta al cliente, pasando de horas o días a segundos. El sistema asegura que solo los clientes al día reciban su certificado, mejorando la integridad del proceso y liberando al personal administrativo. Se concluye que la automatización con n8n es una solución viable, costo-efectivas y altamente escalable para modernizar los servicios al cliente en el sector, sirviendo como un modelo aplicable a otros procesos de verificación y emisión de documentos.

• Autores: Bacca Melo, Elizabeth; Chacón Hernández, Jholman Ferney; Echeverry Martínez, Yeison Fernando
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2025
• Institución: Corporación Universitaria Remington
• Repositorio: Repositorio institucional Uniremington
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:repositorio.uniremington.edu.co:123456789/8084
• Acceso en línea: https://repositorio.uniremington.edu.co/handle/123456789/8084
• Palabra clave: Automatización; Chatbot; n8n; Integración; Certificado digital; Estados financieros; Servicio al cliente; Automatización
• Rights: openAccess
• License: Atribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0)