Propuesta de actualización de las tablas de retención documental de la gerencia de tecnología de la empresa de acueducto y alcantarillado de Bogotá, EAAB – ESP

La Ley 594 de 2000, Ley general de archivos, en su artículo 24, establece la obligatoriedad de elaborar las Tablas de Retención Documental (TRD) en las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas y demás organismos regulados por dicha norma. El Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura No. 1080 de 2015, en su artículo 2.8.2.5.8, define que las TRD y los Cuadros de Clasificación Documental son instrumentos archivísticos fundamentales. Asimismo, el Acuerdo 001 de 2024, Acuerdo Único de la Función archivística, reglamenta el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación, convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) tanto de las TRD como de las Tablas de Valoración Documental (TVD). La TRD constituye la herramienta que permite organizar los expedientes de una entidad según sus tipologías documentales, establecer su valor, definir su conservación y determinar su disposición final una vez finalizado el trámite. En este marco normativo, la Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá (EAAB-ESP), entidad de carácter mixto creada en 1955 mediante el Acuerdo 105 del Concejo de Bogotá, inició la implementación de políticas formales de gestión documental en 2007, a través del Acuerdo 11 expedido por su Junta Directiva. Dicho acuerdo sentó las bases para un sistema interno de gestión documental que incluyó directrices en materia de archivo y administración de documentos. En el año 2004, la Dirección de Servicios Administrativos de la EAAB elaboró la primera versión de su TRD conforme a los lineamientos del Archivo General de la Nación (AGN) y del Archivo Distrital de Bogotá. Aunque fue avalada para su aprobación e implementación por el Comité del Sistema de Información Documental de la entidad, finalmente no se implementó y pronto quedó desactualizada, lo que derivó en archivos desorganizados y un alto riesgo de pérdida de información.

• Autores: Rodríguez Rojas, Luisa Fernanda
• Tipo de recurso: Trabajo de grado de pregrado
• Fecha de publicación: 2025
• Institución: Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia
• Repositorio: RiUPTC: Repositorio Institucional UPTC
• Idioma: spa
• OAI Identifier: oai:repositorio.uptc.edu.co:001/18396
• Acceso en línea: https://repositorio.uptc.edu.co/handle/001/18396
• Palabra clave: Archivología; Gestión de archivos; Informatización de archivos
• Rights: openAccess
• License: http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/4.0/