Informe de pasantía clasificación, organización e inventario documental. Archivo de la asociación sindical de profesores universitarios, seccional Caldas (años 1990 – 2024). Bases para la configuración de un archivo histórico
Tablas
- Autores:
- Tipo de recurso:
- Fecha de publicación:
- 2025
- Institución:
- Universidad de Caldas
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- Repositorio Institucional U. Caldas
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- oai:repositorio.ucaldas.edu.co:ucaldas/26094
- Acceso en línea:
- https://repositorio.ucaldas.edu.co/handle/ucaldas/26094
- Palabra clave:
- 900 - Geografía e historia
5. Ciencias Sociales
Archivo
Clasificación
Depuración
Inventario documental
Historia
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Informe de pasantía clasificación, organización e inventario documental. Archivo de la asociación sindical de profesores universitarios, seccional Caldas (años 1990 – 2024). Bases para la configuración de un archivo histórico900 - Geografía e historia5. Ciencias SocialesArchivoClasificaciónDepuraciónInventario documentalHistoriaArchivosInventarioPatrimonio documentalTablasLa gestión documental, es uno de los pilares más importantes para el funcionamiento de cualquier organización, institución, empresa o persona, ya que un acceso eficiente a la información es fundamental para la toma de decisiones y además garantiza la transparencia administrativa En el marco de la pasantía realizada en la Asociación Sindical de Profesores Universitarios (seccional Caldas) se ejecutaron una serie de procesos archivísticos, que partieron de una etapa de diagnóstico, pasando por un proceso de clasificación, organización y finalmente inventario documental, con el propósito de optimizar el manejo de los archivos físicos, partiendo de la normativa archivística vigente. Durante el tiempo que duró esta pasantía, se trabajó con la clasificación y organización de documentos físicos de diferentes tipos, producidos entre 1990 y 2024. Esta experiencia no solo permitió aplicar conocimientos teóricos en archivística y gestión de documentos, sino también comprender la importancia de un sistema de archivo bien estructurado en el ámbito sindical, donde la documentación legal, actas de reuniones, registros de afiliados y comunicaciones institucionales requieren un tratamiento adecuado para su preservación y consulta. A lo largo de este informe, se detallarán las actividades realizadas, las metodologías empleadas y los resultados obtenidos, destacando el impacto de este proceso en la mejora de la eficiencia administrativa de la organización. Esta pasantía representó un valioso aprendizaje en el campo de la gestión documental, reforzando habilidades como la planificación y el uso de herramientas tecnológicas para la sistematización de los inventarios, además de la aplicación de conocimientos básicos de la normativa archivística. Por otro lado, este trabajo contribuyó al proceso de conservación adecuada del material físico, se propuso una estructura más coherente y adecuada para la organización, en aras de fortalecer la memoria institucional del sindicato, posibilitando un mejor acceso para la consulta. En este orden de ideas, este trabajo está estructurado de la siguiente manera: en primer lugar la justificación donde se expone el porqué de la realización de este trabajo; en segundo los objetivos que se esperan alcanzar en el desarrollo del trabajo; seguidamente, el alcance de la investigación; a continuación, cronograma de actividades, requerimientos para desarrollar el trabajo, tomando en cuenta las condiciones, elementos, materiales y recursos de distinta índole; posteriormente la historia institucional, donde se describe el lugar seleccionado para la elaboración de las actividades correspondientes a este trabajo; seguidamente la normativa para la gestión archivística; después la metodología donde se describen las pautas de la investigación; a continuación las conclusiones y finalmente las recomendaciones.Document management is one of the most important pillars for the operation of any organization, institution, company, or individual, as efficient access to information is essential for decision-making and also ensures administrative transparency. Within the framework of the internship carried out at the Asociación Sindical de Profesores Universitarios (University Professors’ Union – Caldas branch), a series of archival processes were implemented, starting with a diagnostic phase, followed by classification, organization, and finally the creation of a documentary inventory. The purpose was to optimize the management of physical archives based on current archival regulations. During the course of this internship, work was carried out on the classification and organization of different types of physical documents produced between 1990 and 2024. This experience not only allowed for the application of theoretical knowledge in archival science and document management but also fostered an understanding of the importance of a well-structured filing system within a union context, where legal documentation, meeting minutes, membership records, and institutional communications require proper handling for preservation and consultation. Throughout this report, the activities carried out, the methodologies applied, and the results obtained will be detailed, highlighting the impact of this process on improving the organization’s administrative efficiency. This internship represented a valuable learning experience in the field of document management, strengthening skills such as planning and the use of technological tools for inventory systematization, as well as the application of basic knowledge of archival regulations. Moreover, this work contributed to the proper conservation of physical materials by proposing a more coherent and suitable organizational structure aimed at strengthening the union’s institutional memory, thereby enabling better access for consultation. In this regard, this report is structured as follows: first, the justification, which explains the reasons for carrying out this work; second, the objectives expected to be achieved during its development; third, the scope of the research; next, the activity schedule and requirements needed to complete the project, taking into account various conditions, elements, materials, and resources; subsequently, the institutional history, which describes the location where the activities were carried out; followed by the archival management regulations; then the methodology, where the research guidelines are described; and finally, the conclusions and recommendations.Introducción -- Justificación -- Objetivos -- Objetivo general -- Objetivos específicos -- Alcance -- Cronograma de actividades -- Requerimientos -- Historia institucional -- Normativa para la gestión archivística -- Metodología -- Método de trabajo -- Diagnóstico del archivo histórico de ASPU - Caldas -- Organización del archivo de ASPU - Caldas -- Propuesta de estructura del archivo histórico de ASPU - Caldas -- Conclusiones -- Recomendaciones -- Referencias -- AnexosPregradoLa teoría archivística, define los principios de procedencia y orden original como la base metodológica para la gestión de documentos. El primero, consiste en “el método analítico que permite conocer la institución productora del fondo y los documentos generados por ella” (Carmona, 2004, p. 36). En este sentido, se plantea que los fondos de un archivo no deben mezclase con otros, de tal modo que “las secciones no deben mezclarse entre sí, tampoco las series. Dentro de cada serie debe respetarse el orden que la documentación tuvo en origen” (Ibid., p37). Así las cosas, el segundo principio, plantea que los documentos en su etapa de ordenación deben respetar el orden natural en que fueron producidos. Es importante resaltar que todas las acciones archivísticas deben estar sujetas obligatoriamente al cumplimiento de estos dos principios. MÉTODO DE TRABAJO Clasificación, organización e inventario documental. Archivo de la Asociación Sindical de Profesores Universitarios, seccional Caldas (Años 1990 – 2024).Historiador(a)Universidad de CaldasFacultad de Ciencias Jurídicas y SocialesManizalesHistoriaLOZADA CASTELLANOS, JENNY NORELASuárez Araméndiz, Miguel AntonioMoreno Orozco, Camilo Ernesto2025-11-04T21:48:54Z2025-11-04T21:48:54Z2025-10-22Trabajo de grado - Pregradohttp://purl.org/coar/resource_type/c_7a1fTextinfo:eu-repo/semantics/bachelorThesis48 páginasapplication/pdfapplication/pdfapplication/pdfapplication/pdfapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheetapplication/vnd.openxmlformats-officedocument.spreadsheetml.sheethttps://repositorio.ucaldas.edu.co/handle/ucaldas/26094Universidad de CaldasRepositorio Institucional Universidad de Caldasrepositorio.ucaldas.edu.cospaASPU. (2025). Aspucol. https://aspucol.orgCentro Nacional de Memoria Histórica. (2015). Política Pública de Archivos de Graves Violaciones a los Derechos Humanos, Infracciones al DIH, Memoria Histórica y Conflicto. https://www.centrodememoriahistorica.gov.co/descargas/mesasRegionalesArchi vos/Politica-publica-archivos-integrada-20-2-1.pdfRangel, E., Díaz, A., Hinestrosa, M., & Serrano, E. (2020). Modelo de Gestión Documental y Administración de Archivos - MGDA. Versión 2.0. https://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/Estructura_Web/5_Consulte/ Recursos/Publicacionees/V3_MGDA-min.pdfTorres, H., & Escobar, J. (2011). Aprendizaje en técnicas de archivo, organización de archivos de gestión administrativos y judiciales. Módulo de capacitación para estudios de formación judicial inicial para empleados de carreras de las altas cortes. https://escuelajudicial.ramajudicial.gov.co/sites/default/files/biblioteca/m7 27.pdfUniversidad de Caldas. (2025). UCaldas. https://www.ucaldas.edu.co/portal/Valencia, A. (1990). Manizales en la dinámica colonizadora (1846-1930). Manizales, Colombia: Universidad de Caldas. Fondo Editorial - Serie Ciencias Sociales y Filosofía. https://albeirovalencia.com/recursos/Manizales_en_la_dinamica.pdfhttps://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/4.0/Atribución-NoComercial-SinDerivadas 4.0 Internacional (CC BY-NC-ND 4.0)http://purl.org/coar/access_right/c_abf2oai:repositorio.ucaldas.edu.co:ucaldas/260942025-11-05T08:01:27Z |