Organización de la carga de trabajo en las áreas de digitalización y almacenamiento en el centro de operaciones de ARUS (2020)
El principal propósito de este proyecto es organizar la carga de trabajo en las áreas de digitalización y almacenamiento que hacen parte del proceso de gestión documental desarrollado en el centro de operaciones de ARUS. Teniendo en cuenta la importancia en la optimización de los recursos que hacen parte de los procesos de las organizaciones; se plantea este objetivo para que la organización aproveche al máximo los recursos que dispone, en este caso el recurso humano. La metodología utilizada en este trabajo se fundamenta en la recolección de la información para establecer un diagnóstico, evaluando los problemas que se presentan en el centro de operaciones de ARUS. La metodología comprende tres fases; en la primera fase se realizó un levantamiento de procesos; para la segunda etapa se diseñó un diagrama de flujo y se realizó un estudio de tiempos; y en la última fase se diseñó la propuesta de la organización de la carga de trabajo para las áreas de digitalización y almacenamiento. Para el diseño de la propuesta se hizo uso del diagrama de Gantt extendido, herramienta que facilita el análisis de la carga de trabajo de un proceso o proyecto. El diagrama se usó tanto para el diagnóstico como para presentar los resultados de la propuesta. Como la propuesta por sí sola no genera los cambios que se deben implementar, se diseñaron los instructivos para cada área y un plan de capacitación que facilite la puesta en marcha de los cambios para el cumplimiento del objetivo planteado. La propuesta de organización de la carga de trabajo para las áreas intervenidas, se fundamenta en la asignación de la operación de reenganche de los documentos para el área de digitalización; ya que esta tarea solo se realiza en el área de almacenamiento y ocupa un 70% del tiempo disponible para todas las actividades desarrolladas en el área. Con la distribución de esta operación se obtiene un equilibrio de la carga laboral para estas dos áreas; además, de eliminar un tiempo ocioso en el área de digitalización y un cuello de botella en el área de almacenamiento.