Creación de un sistema informático para el manejo de correspondencia en una entidad financiera (2014)
Es de gran trascendencia para toda organización mantenerse al día con el auge de las tecnologías, para así poder competir y mejorar su productividad ante las demás empresas. Teniendo en cuenta las falencias que se presentan en una entidad financiera en el área de correspondencia, se presentan retrasos pérdidas y equivocaciones a la hora del envío y recepción de los documentos entre las dependencias; por errores manuales realizándolo en algunos casos en forma equivocada las direcciones de las dependencias o por no llevar un control organizado entren las dependencias de la entidad. El diagnostico anterior se analizó mediante la observación directa y la investigación descriptiva, con la comparación de 20 sobres y la encuesta a 12 funcionarios de una entidad bancaria; donde la mayoría de los funcionarios estuvo de acuerdo con las falencias que se presentan allí, por no llevar un registro adecuado para dicha función. Viendo la necesidad se adecuo un sistema que cumple con los registros para sistematizar la correspondencia, mediante una base de datos inmediata de la información de las diferentes dependencias; permitiendo mostrar una estadística en su totalidad por procedencia empresa o entidad, lugar, tipo de documento, fecha del documento, número del radicado, fecha actual, fecha de entrada del documento, asunto, entregado a, fecha de entrega del documento, días que faltan para entregar el documento. En conclusión la plantilla generada hace más ameno el trabajo con eficiencia en las actividades diarias, obteniendo mayor productividad en el área de correspondencia con la implementación de este sistema. Es recomendable a otras entidades bancarias, que utilicen este sistema para mejorar la información de datos entre las dependencias y el registro de la correspondencia de forma ágil y segura; permitiendo consultar las entradas y salidas de la misma.