Acciones de mejora de los procesos administrativos en la gestión de matricula y novedades a los usuarios de la IE José María Córdoba – Montería (2025)
El presente estudio se enfocó en los procesos administrativos de matrícula y novedades de la Institución Educativa José María Córdoba, los cuales presentaban demoras, falta de claridad y alta dependencia de trámites presenciales. El propósito fue diseñar e implementar acciones de mejora para optimizar estos procesos, garantizando una atención oportuna y eficiente a los usuarios. La metodología combinó enfoques cualitativos y cuantitativos, pretende una mejor comprensión integral del proceso de matrícula y novedades dentro de la institución educativa José María Córdoba; con esto se busca identificar un fenómeno en particular mediante el análisis y estudio de la dinámica y las relaciones de cada uno de los actores que forman parte de la Institución. El trabajo es de corte descriptivo, lo cual busca detallar como se ejecuta actualmente el proceso de matrícula y novedades, donde fue posible identificar sus fortalezas y debilidades, así mismo proponer acciones de mejora basada en situaciones reales de los hallazgos encontrados. Entre las técnicas e instrumentos para la recolección de información se realizaron encuesta aplicadas de manera física y una revisión documental de la institución relacionada con los procesos de matricula y novedades. Las personas encuestadas corresponden a 15 padres de familia y 15 funcionarios relacionados directamente con dichos procesos. Entre los hallazgos se identificaron debilidades críticas, como tiempos de espera prolongados (60% de usuarios insatisfechos) y limitado uso de canales digitales (0% empleó la página web). Con estos insumos, se diseñó una ruta de atención estandarizada, diferenciada para aspirantes nuevos, reingresos y estudiantes antiguos, la cual fue socializada con 51 padres de familia y aprobada por directivos. Los resultados incluyeron: La reducción del 15% en quejas, un 85% de cumplimiento en requisitos documentales, la capacitación del 70% del personal en el sistema SOLINCES. Sin embargo, persistieron desafíos, como el incumplimiento de la meta de tiempo de atención (20 min vs. 15 min esperados) y baja adopción de herramientas digitales (30%). Como producto final, se entregó un manual con la ruta de atención y una tabla de seguimiento con indicadores clave para monitorear el desempeño institucional.