Optimización de la gestión contable y cumplimiento normativo en Almacén LuAr : análisis y propuesta para la transición hacia una gestión integral con facturación electrónica (2025)
Este informe de práctica presenta la situación del Almacén LuAr, una tienda de ropa deportiva ubicada en Guadalajara de Buga, Colombia, que ha operado durante cinco años con una mezcla de procesos administrativos manuales y una digitalización incompleta. La problemática principal reside en la persistencia del control de inventario manual, que se realiza solo una vez al año, y el uso de facturadores manuales para las ventas diarias. Esta falta de automatización y de cumplimiento normativo genera ineficiencias críticas y expone al negocio a riesgos legales significativos. Las consecuencias de esta operación dual son múltiples: el incumplimiento de la normativa de facturación electrónica de la DIAN pone en riesgo al almacén de ser sancionado, y el control manual del inventario impide tener una visión en tiempo real del stock. Esto lleva a una gestión ineficaz que causa la pérdida de oportunidades de venta por desconocimiento de las existencias, la acumulación de productos de baja rotación y la imposibilidad de planificar compras de manera estratégica. La gerencia carece de información financiera oportuna para tomar decisiones, lo que limita la rentabilidad y el crecimiento del negocio. Para abordar estos problemas, el informe propone la implementación de un software contable integral que incorpore un módulo de inventario en tiempo real y la adopción de una solución de facturación electrónica. La metodología de la práctica incluyó un diagnóstico detallado de las falencias a través de la observación y entrevistas, la investigación de soluciones tecnológicas adecuadas para una pyme y el diseño de un plan de capacitación para el personal. El objetivo general es optimizar la gestión administrativa y operativa para asegurar el cumplimiento fiscal y generar información contable confiable que sirva como base para una toma de decisiones estratégica. En resumen, la práctica demuestra que la transformación digital del Almacén LuAr es un paso indispensable, no solo para cumplir con la ley, sino para asegurar la sostenibilidad y el crecimiento a largo plazo. La automatización de procesos clave liberará recursos, reducirá errores y permitirá una gestión más ágil, proactiva y basada en datos.