Diseño propuesta de mejora en la implementación de un sistema de gestión documental para los departamentos de contabilidad y tesorería en la empresa C.I. técnicas Baltime de Colombia S.A. (2018)
C.I. Técnicas Baltime de Colombia S.A., como comercializadora internacional de banano convencional, orgánico y plátano, está altamente comprometida con la responsabilidad empresarial, para esto requiere que su operación se desarrolle de manera rápida y oportuna, con altos estándares de calidad, teniendo como prioridad un crecimiento responsable y sostenible de largo plazo; de esta manera se busca garantizar la excelencia operativa, la cero tolerancia a los daños y excepciones, al igual que mayor productividad en procesos y un alto rendimiento del presupuesto de su cadena de suministro. Por lo anterior, la empresa decide implementar un Sistema de Gestión Documental bajó la Ley 594 de 2000 que nos da lineamientos y pautas para el desarrollo de herramientas como la tablas de retención documental que nos permite saber cuándo es el momento de eliminar o por cuánto tiempo custodiar un documento, siguiendo el ciclo vital del documento (elaboración o recepción, utilización y conservación y eliminación). Esta implementación le dará a la empresa mayor eficiencia y eficacia en la búsqueda y recuperación de la información y a su vez los empleados encargados de producir, manipular, organizar y consultar este tipo de documentación obtendrán los conocimientos necesarios en cuanto a legislación documental y procesos archivísticos para determinar el contenido de los expedientes y mantenerlos organizados en su interior. Es por ello qué este proyecto es una propuesta de mejora del área documental de los departamentos de contabilidad y tesorería ya que se busca el mejor medio de implementación de un sistema de gestión documental que cumpla con todas las expectativas y exigencias de la empresa, reduciendo los tiempos de consulta y el riesgo de pérdida de información además se elimina la documentación que haya cumplido su tiempo de vigencia en los archivos. Este sistema de gestión documental Se realizara mediante la identificación de las actividades que se llevan a cabo en cada uno de los procesos y la información que estos generan en medio físico o digital con el fin de obtener un mecanismo de acción para la organización y que los empleados de organizar, manipular y consultar obtengan los conocimientos necesarios en cuanto a la legalización documental y procesos archivísticos para mantenerlos organizados. Éste trabajo buscar la mejor forma para implementar un modelo de gestión documental que cumpla con todas las expectativas de la Empresa, por tal motivo se describirán en detállelos antecedentes de la misma (reseña histórica, estructura organizacional, misión, visión, objetivos) de la misma forma se encontrara el diseño del modelo con sus formatos y la forma en que se implementara. Los departamentos a los que se les implementara el Sistema de Gestión Documental son Contabilidad y Tesorería, para esto es importante conocer los procesos que se realiza en cada uno de ellos ya que tener el conocimiento sobre los desarrollo de estos y de la documentación que los mismos generan y custodian es un pilar fundamental para el éxito del proyecto ya que de esta manera se podrán evaluar los documentos y tomar decisiones con respecto a su disposición final. Se realizara un análisis y evaluación con el jefe de proceso de los departamentos para conocer un poco más sobre los procesos y procedimientos se llevan a cabo actualmente y cuáles son los formatos, registros y soportes que estos generan, de la misma manera realizar un inventario de todos los archivadores y contenedores que contienen información desconocida por los empleados de la empresa. Es importante recordar que es necesaria la creación de un Comité Interno de Archivo, ya que este es el único con la potestad de autorizar o no la eliminación de un documento teniendo en cuenta el tiempo de retención y disposición final establecida en las Tablas de Retención Documental.