Diseño e implementación del proceso de digitalización en sucursal de Cruz Verde Compensar Kennedy, Bogotá D.C (2025)
La digitalización de documentos se ha convertido en un desafío estratégico para las empresas del sector salud, debido a la falta de optimización en los procesos, especialmente cuando se requiere mantener trazabilidad, control y acceso oportuno a la información. Droguerías y Farmacias Cruz Verde S.A.S., en cumplimiento de los estándares exigidos por la EPS Compensar, lidera un proyecto orientado al diseño e implementación de un sistema de gestión documental digital en su sucursal Compensar Kennedy (Bogotá D.C.), con el propósito de mejorar la eficiencia operativa, la reducción de glosas en salud y el cumplimiento normativo en la entrega de medicamentos e insumos. El diagnóstico inicial identificó problemáticas como la pérdida de documentos físicos, inconsistencias en la facturación y falta de estandarización, que afectan negativamente los procesos internos. En respuesta, el proyecto establece como objetivo principal la transformación digital del archivo documental clave (fórmulas médicas, váuchers de dispensación, volantes de autorización), buscando reducir reprocesos, mejorar la trazabilidad, garantizar la disponibilidad de la información y cumplir con los lineamientos del Archivo General de la Nación y la Superintendencia de Salud. La propuesta metodológica incluye un enfoque cualitativo y aplicado, desarrollado mediante observación directa, revisión documental y participación activa del equipo de la sucursal. Se elaboraron e implementaron planes de gestión del alcance, cronograma, costos, calidad, interesados, configuración y riesgos, alineados con el PMBOK® Guide – Sixth Edition (PMI, 2017). Además, se identificaron y mitigaron riesgos operativos, legales y tecnológicos bajo estándares internacionales (Hillson, 2009), y se aplicaron estrategias de capacitación y comunicación con stakeholders, según recomendaciones de Bourne (2015). Como resultado, se mejoró la organización y consulta de documentos, se redujeron errores en la facturación y se optimizaron los tiempos de respuesta. El sistema digital implementado demostró ser escalable, seguro y eficiente, permitiendo además una adaptación sostenible a los cambios tecnológicos y regulatorios. Este proyecto se convierte así en un modelo replicable en otras sucursales, consolidando una cultura de gestión documental digital que fortalece la competitividad, sostenibilidad y resiliencia operativa de la organización.