Propuesta de un sistema de administración de inventarios tipo ABC para la Empresa Friocol Ltda (2009)
El presente documento tiene como fin describir la metodología que se utiliza para mejorar la calidad del servicio al cliente interno de Friocol Ltda. en cuanto al despacho y devolución de material para obras y servicio técnico y dar a conocer los resultados que se obtienen al aplicar dicha metodología. Para llevar a cabo la mejora mencionada, se busca principalmente la optimización del tiempo del almacenista, lo cual se logra a través de una nueva distribución de la bodega basada en la clasificación de las referencias de acuerdo a su frecuencia de uso. La clasificación se basa en la regla 20 - 80 o también llamada Ley de Pareto. Esta plantea que el 20% de los productos que se almacenan tienen una rotación significativa, y el restante 80% son referencias con poco movimiento. Con esta teoría es posible realizar una nueva clasificación denominada ABC, en la que el 20% de los productos que rotan con mayor frecuencia se incluyen en un grupo llamado el grupo A y el restante 80% se distribuyen en dos grupos, B y C siendo C el grupo de los productos con menor movimiento. El desarrollo del trabajo se realiza por etapas, y la primera de ellas es un diagnóstico de cómo se encuentra la bodega antes de iniciar a elaborar la propuesta. Para esta etapa se desarrolla un grupo focal con los empleados que influyen en el proceso de recepción y despacho de material para obras y servicio técnico con el fin de partir de situaciones y opiniones reales y contar con una base objetiva. La segunda parte del trabajo, es el diseño de la matriz de clasificación ABC teniendo en cuenta el historial del año 2008 en cuanto al movimiento del inventario de la empresa el cual se encuentra registrado en el software “Inventarios” que utiliza la compañía. Para la elaboración de la matriz se utilizan los conceptos del abogado Max Muller, quien escribe en su libro “Fundamentos de administración de inventarios” acerca del tema. Después de clasificar los productos por rotación se elabora un nuevo layout del almacén y se comienza a hacer la distribución de los productos dentro de la planta teniendo en cuenta que las referencias de clasificación A son las que más cerca deben estar a la puerta de salida, los que con mayor espacio deben contar para su manipulación y los que deben estar más controlados en cuanto a desfases entre el inventario físico y el registrado en el software. Finalmente se diseña y se propone a gerencia un nuevo proceso para el sistema de gestión de calidad de la empresa llamado gestión gerencial. Este proceso contiene los procedimientos realizados por la gerente administrativa incluidas las actividades de control de inventario.