Plan de Mejoramiento de procesos administrativos de la empresa CENTRAL MOTOR S.A.S. (2022)
El trabajo que se presenta a continuación tuvo lugar en la comercializadora de vehículos Central Motor S.A.S, en donde se diseñó e implementó un plan de mejoramiento de los procesos administrativos. Para esto, se hizo un diagnóstico inicial utilizando herramientas de la ingeniería industrial como un Análisis PCI y POAM, una Matriz DOFA, entrevistas semiestructuradas y un cuestionario basado en el modelo EFQM de excelencia. Por medio de estas herramientas se recolectó información cualitativa y cuantitativa sobre el estado actual del departamento Administrativo. Con base en esta información se elaboró un diagrama de Ishikawa que muestra las principales problemáticas y sus causas lo que condujo a tener una visión más clara de la situación actual de este departamento. Posteriormente, se diseñó un plan de mejoramiento cuyo objetivo fue eliminar o disminuir el impacto que tenían estas problemáticas. En este plan de mejoramiento se abordaron aspectos relacionados con la falta de estandarización y consistencia en la ejecución de los procesos y la deficiencia en el flujo de información entre empleados y áreas. En cuanto a la primera problemática se procedió a identificar los procesos, procedimientos, guías y formatos existentes dentro del departamento Administrativo y se hizo un análisis de los documentos con el fin de determinar los faltantes y los que se encontraban desactualizados. Posteriormente se realizó un listado maestro de documentos que fuese útil para dar seguimiento y se creó una guía de elaboración y control de documentos. Finalmente, se procedió a crear y actualizar los documentos más importantes con base en unos criterios preestablecidos. Para la segunda problemática se diseñó y elaboró un boletín informativo (House Organ) que sirva como puente de comunicación entre los líderes y los empleados. Estas dos propuestas fueron socializadas y se crearon dos indicadores que midieron su efectividad y alcance.