Herramienta para la gestión de la información de los contratos de la gerencia de infrestrucura y servicios perteneciente a la dirección de abastecimiento y servicios del Grupo Energía Bogotá. (2023)
El siguiente es un resumen que se genera con base en el informe presentado sobre la ejecución del proyecto, que se lleva a cabo en el Grupo Energía Bogotá E.S.P, titulado “HERRAMIENTA PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS CONTRATOS DE LA GERENCIA DE INFRAESTRUCTURA Y SERVICIOS PERTENECIENTE A LA DIRECCIÓN DE ABASTECIMIENTO Y SERVICIOS DEL GRUPO ENERGÍA BOGOTÁ” y se presenta como pasantía para obtener el título de Ingeniero Industrial en la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Este, tiene como objetivo desarrollar una herramienta para gestionar la información de los contratos, el cual se realiza a través de los siguientes procesos: diagnosticar la situación actual de los contratos, identificar el estado de cada uno de ellos, gestionar el proceso de liquidación de los contratos y generar informes para compartir con la gerencia de infraestructura y servicios de la dirección de abastecimiento y servicios del Grupo Energía Bogotá y la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. El desafío del proyecto consiste en optimizar la gestión de la información de los contratos bajo la responsabilidad de la gerencia de infraestructura y servicios de la dirección de abastecimiento y servicios, haciendo uso de diversas habilidades y conocimientos obtenidos durante los estudios, como programación básica, innovación tecnológica, gestión del conocimiento, gestión de la información, teoría de sistemas y gestión organizacional. Durante el tiempo en el que se ejecutó, se realizaron actividades como: generar informes mensuales al departamento de control y contabilidad, supervisar la gestión de las solicitudes realizadas a la gerencia, informar a los líderes sobre la gestión de los contratos en proceso de liquidación y evaluar el cumplimiento de las áreas de que componen la gerencia. En la conclusión del estudio se destaca que el proyecto permitió identificar y eliminar los cuellos de botella del proceso de liquidación de los contratos implementando una herramienta creada y desarrollada en Excel, de esta manera se logró optimizar el proceso para gestionar los nuevos contratos y generar un plan de contingencia para acelerar los contratos que se encontraban detenidos, permitiendo así, evaluar y registrar la gestión de la interventoría de cada uno de los contratos. Además, se gestionó el desarrollo presupuestario de los contratos en ejecución, proporcionando alertas a los líderes sobre el cumplimiento dando mayor tiempo para tomar decisiones sobre la administración de estos. Finalmente, la herramienta de Excel permitió finalizar los contratos en liquidación durante el desarrollo del proyecto, cumpliendo con los plazos establecidos en el procedimiento, demostrando que un manejo adecuado de la herramienta permite una mejor gestión de los contratos.