Organización de 1000 registros de las series documentales Acuerdos y Proyectos de Acuerdo del Concejo Municipal de Montelíbano (Córdoba) (2017)
RESUMEN: La organización documental es la labor de Clasificar, Ordenar, Describir los documentos producidos o recibidos por una institución en cumplimiento de sus funciones, este proceso se lleva a cabo con el fin de prevenir la pérdida de información, facilitar la recuperación de la documentación para los usuarios internos y externos, disminuir el deterioro de los archivos y dar cumplimiento a lo establecido por la ley en materia de archivo, mejorar los procesos de gestión documental dentro de la entidad. La organización de los archivos se lleva a cabo con el fin de cumplir con los dos principios primordiales de la Archivística, como lo son, el principio de procedencia el cual “Se trata de un principio fundamental de la teoría archivista por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras” (Acuerdo 027, 2006.), y el principio de orden original que es “un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales” (Acuerdo 027, 2006.).El proceso de organización está dividido en tres fases, siendo la clasificación la primera en ejecutarse, esta consiste en separar la documentación de una serie documental simple o compleja, de las demás series, para cumplir con el principio de procedencia y así poder dar paso al segundo proceso de la organización, el cual es la ordenación, que se basa en la ubicación de la documentación, siguiendo un orden lógico y numérico de producción, respetando el principio de orden original. El proceso de organización finaliza con la descripción de toda la documentación, ya debidamente clasificada y ordenada, esta última fase consiste en una representación exacta de los archivos, para facilitar el control de los documentos, este análisis se refleja en un instrumento archivístico, como el inventario documental o en catálogo e índices, entre otros.La organización documental entendida como el inicio de la eficiencia en los archivos, mediante una labor intelectual y mecánica, se basa en la identificación, análisis y disposición de los documentos en un orden lógico, que permitan su administración de una forma más controlada y que éste sea fuente para tomar de decisiones dentro de la institución. La organización es definida como el “Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución” (Acuerdo 027, 2006.)