Documentar el manejo, control y actualización de las series contratos y convenios de CORANTIOQUIA (2015)
RESUMEN: Debido a que las series documentales contratos y convenios son muy importantes para una organización y diariamente se producen una gran cantidad de documentos relacionados con estos expedientes, se hace necesario que se documente el manejo, control y actualización de estas series documentales, ya que comúnmente en la administración pública relacionan convenio con contratos como si fuera una misma cosa, ya que en ambos son actos en donde se manifiesta el acuerdo de voluntades para recibir derechos o cumplir obligaciones.Para poder diferenciarlos debemos precisar de la definición de contratos y convenios: “el contrato, lato sensu, es todo acuerdo de voluntades tendente a producir efectos jurídicos. En ese acuerdo subyace obviamente un intercambio económico, por lo que se ha afirmado que el contrato es la veste jurídica de una operación económica”1. Diariamente llegan documentos para anexarle a los expedientes contratos, documentos como lo son actas, oficios, informes finales, otros si, actas de suspensión, pólizas y comunicaciones oficiales externas.Los convenios “Son aquellos acuerdos de voluntades mediante los cuales las partes establecen compromisos e intenciones generales o específicas de cooperación mutua, para desarrollar en forma planificada actividades de interés y beneficio común. Los convenios podrán materializarse mediante acuerdos, memorandos, actas o cartas de entendimiento”2. Estos expedientes requieren actualización permanente con tipos documentales como: Informes de ejecución, informes de gestión, oficios, actas, constancias, memorandos, informes técnicos, certificados y actas de aprobación de garantía.Por el alto porcentaje de información que representan estas dos series en Corantioquia, es necesario garantizar su adecuado funcionamiento, teniendo en cuenta las normatividad para su control e integridad de los expedientes de las series contratos y convenios.