Organización de los proyectos que cumplieron el tiempo de retención en el archivo de gestión de la unidad de apoyo administrativo de la Facultad de Ingeniería de la Universidad de Antioquia para la posterior transferencia documental primaria. (2023)
RESUMEN: En el presente proyecto de modalidad de práctica académica se procedió al desarrollo del proceso de organización de los expedientes que ya cumplieron su tiempo de retención en el archivo de gestión de la unidad de apoyo de la Facultad de Ingeniería, con el fin de facilitar la transferencia a la División De Gestión Documental. En este trayecto se implementaron prácticas de reconocimiento y análisis documental que permitieron llevar a cabo actividades de clasificación, ordenación y descripción documental, dando como resultado la ejecución del proceso de organización; esto se describe en el presente documento de la forma más completa posible, incluyendo el apoyo de imágenes descriptivas. Durante la práctica académica se desarrollaron herramientas de planeación y control, que permitieron el cumplimiento de los objetivos y la metodología planteada, por ejemplo, se elaboró un control de las actividades que fueron ejecutadas, el cual es anexado al presente trabajo. Como producto final se entregaron las unidades documentales debidamente organizadas, con todos los procesos que este comprende, es decir, la clasificación, ordenación, descripción y el registro en bases de datos como en el FUID y en OnBase. Como resultado, la transferencia documental traerá grandes beneficios al archivo de gestión, evitará la acumulación de documentos innecesarios, facilitará el control de la información; permitirá la preservación de los documentos durante el ciclo de vida y garantizará el acceso a la información, de una forma ágil y eficaz a los proyectos intervenidos y a los datos contenidos en estos, evitando perdidas de información a largo plazo.