Clasificación, ordenación y codificación del archivo de Gestion de Musa (Municipios Unidos del Sur de Antioquia) (2008)
RESUMEN: En calidad de estudiante orgullosamente perteneciente a una de las universidades más prestigiosas y reconocidas en el departamento y en la nación, es de gran agrado presentar el presente trabajo que sustenta el resultado de una intensa y ardua labor, realizada con el fin de plasmar en la realidad lo contenido en los objetivos plateados en la Propuesta de Práctica Académica. Tras el compromiso existente con mi alma Mater la Universidad de Antioquia, con la Agencia de Práctica la Asociación de Municipios Unidos del Sur de Antioquia (MUSA) y prioritariamente conmigo misma como futuras Administradora Documental, siendo consciente de la gran importancia y necesidad de afianzar todos aquellos conocimientos adquiridos durante la carrera y formación como profesional en ARCHIVISTICA, se complemento este el proceso de aprendizaje con la ejecución de la práctica académica la cual fue llevada a cabo en la asociación de Municipios Unidos del Sur de Antioquia MUSA. Una practica que partió de la identificación de las principales problemáticas y las necesidades prioritarias para la entidad y de acuerdo con ello se elaboró una Propuesta de Practica Académica que enmarcara las alternativas de soluciones pertinentes para contrarrestar las dificultades e inconvenientes que representaba para la entidad. Dado el estado de conservación y disposición la documentación, las dificultades de consulta y accesibilidad, el desconocimiento del contenido del acervo documental, el almacenamiento de gran cantidad de duplicados cuyas características no poseen valor alguno para la entidad, la pérdida frecuente de documentación y el poco control sobre la misma, permitió proyectar el quinto proceso de un programa de gestión documental “LA ORGANIZACION DOCUMENTAL” como la opción ideal que permitiría no sólo mejorar la disposición y el estado de conservación de la documentación intervenida (la cual constó de 7 metros lineales equivalentes al Archivo de Gestión) sino también que se presentaría como una herramienta de trabajo invaluable y como el punto de partida para la administración documental. El trabajo realizado estuvo enmarado por la normatividad archivística concerniente a este proceso (acuerdo 02 de 2004 del AGN), y cada una de las actividades llevadas a cabo contó la asesoría de una profesional en materia de archivos, la Tecnóloga Alba Patricia Mesa Urdinola cuyas sugerencia o recomendaciones garantizaron el éxito en el cumplimiento de cada uno de los objetivos planteados. La transformación de un Fondo Acumulado sin ningún criterio archivístico, a un archivo con una secuencia de almacenamiento lógico, ordenado e identificable, es el resultado concreto y final de la Práctica Académica; con un valor agregado como lo fue el concienciar a los productores de la documentación sobre el valor que representa el archivo en una entidad y la necesidad de valorar y preservar el contenido de su acervo documental. El presente trabajo contiene la compilación y resumen del proceso ejecutado, sustenta y describe cada actividad. En el proceso adelantado intervinieron actividades como: Identificación de las unidades documentales, series y subseries con características comunes tomando como base la oficina productora (Principio de Procedencia y Orden Original) para conformar así las agrupaciones documentales que harán parte del archivo de gestión: Actividad que por su complejidad requirió una gran inversión en dedicación de tiempo y esfuerzo por la lectura y el análisis de las diferentes unidades y piezas documentales. Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental y Codificación de cada una de las oficinas productoras: Su contenido se encuentra en formato digital en una planilla de EXCEL para mayor y mejor accesibilidad, además quedó dispuesto de manera tal, que permitirá ser modificada según los requerimientos de la entidad, anexando series o subseries documentales de acuerdo con el desarrollo y evolución de la misma. (Ver anexo C) Determinación y establecimiento del Sistema de Ordenación y/o Codificación más conveniente para el acervo documental y asignación de su respectiva ubicación: Se asignó código a cada una de las series y subseries documentales el cual constó de las iniciales de la oficina productora, tres dígitos para la serie y dos dígitos para la subserie; Ej. D.E-002/01 Elaboración de un procedimiento acerca del proceso de clasificación, ordenación y codificación documental y capacitación al personal en el cumplimiento y la aplicación del mismo. (Ver anexo D) Mi contribución con el desarrollo de la práctica focalizada en la Organización Documental del archivo de Gestión permitió que este quedara como base y plataforma de trabajo para años posteriores en la entidad.