“Explorando y anotando el archivo de la cárcel voy inventariando” : elaboración del inventario de la documentación producida entre los años 1990 – 2007, en el Establecimiento Penitenciario de Mediana Seguridad y Carcelaria de Sonsón (2008)
RESUMEN: Los archivos cumplen un papel fundamental dentro de las entidades e instituciones, pues son la evidencia tangible y la expresión más genuina de que una actividad o procedimiento se ha llevado a cabo, y el reflejo vivo de la autenticidad y transparencia de los mismos; se convierten en el punto de partida a la hora de la consulta, pues es allí, donde realmente se encuentran las más fieles vetas de información. Es así, entonces, como de un “simple papel” como muchos suelen referirse despectivamente a los documentos; se derivan múltiples funciones administrativas, legales y fiscales que determinarán el curso de la historia no sólo de la entidad, sino de una región, de una nación; historia que permanecerá latente y que se convertirá en un legado generacional, a partir del cual se podrán reconstruir hechos y situaciones determinantes, que hoy son una realidad y que mañana serán recuerdos; recuerdos vivos si se considera su importancia, o simplemente recuerdos vagos e inútiles que carecerán de sentido y veracidad, que se perderán en las mentes de quienes pertenecieron a ese pasado y que fueron sus protagonistas; a los que el transcurrir del tiempo, además de años y canas, traerá la inevitable pérdida de lucidez y con ello la pérdida de una historia, tejida a través de días, meses y años, de incansables horas de trabajo; por ello además de la conciencia y sensibilización acerca de la importancia de los documentos, es necesario emprender acciones que permitan identificar cada uno de los procesos que tienen que ver con el concepto de Archivo total y a partir de ellos, determinar que actividades son necesarias para el buen funcionamiento de este, como fuente de consulta y de historia. En consecuencia con lo anterior, una de esas estrategias para aportar a dicha concepción integral dentro del establecimiento carcelario y penitenciario, fue la de llevar a cabo un proceso de inventario documental en 25 metros lineales correspondientes al período comprendido entre los años de 1990 al 2007, y cuya documentación es la muestra fiel de todas las actividades que se derivan de sus funciones administrativas, legales y sociales. Para tal fin se realizó un diagnóstico, el cual involucró aspectos generales del archivo del establecimiento, tales como el nombre, la ubicación, fecha de creación, ubicación en la estructura funcional, datos sobre la planta física donde este funciona, áreas de depósito dentro y fuera del edificio, condiciones ambientales, tipos y materiales, mobiliario, estado de conservación (carpetas, A-Z, legajos, tomos, libros, paquetes, costales, entre otros). Estado o nivel de organización, instrumentos de recuperación de la información; de manera aleatoria se reconstruyó la historia institucional, ya que permitió identificar el contexto histórico de la documentación y determinar entonces el orden original o principio de procedencia de la documentación que hace parte del archivo del establecimiento, dicha reconstrucción se logró a través de la consulta de las fuentes primarias y secundarias; gracias a las cuales se obtuvo información en lo referente a los antecedentes, creación y desarrollo del establecimiento. En términos de archivo, la institución únicamente cuenta con documentación que data desde el año 1970, ya que la documentación de años respectivamente anteriores se perdió debido a problemas de conservación y a causa de algunos desastres como un sismo que golpeó al municipio en 1960 y un incendio del que lamentablemente no hay fecha exacta. Una vez reconstruida dicha información, relevante para la ejecución de la propuesta se llegó a la conclusión de la importancia de realizar un inventario documental, dicha documentación objeto del inventario, requirió igualmente una clasificación, ubicación física y descripción y, la implementación algunas acciones tendientes a mejorar o en su defecto a minimizar el estado de deterioro. Es valido destacar que la adopción de esta herramienta de descripción es fundamental a la hora de la valoración documental; -proceso que se desea realizar en el establecimiento- dicho proceso se refiere a “el análisis intelectual de la producción documental de la institución que tiene como objeto identificar los valores primarios y secundarios de los documentos y de esta manera establecer el tiempo que deben permanecer tanto en el archivo de oficina como en el archivo central y señalar su disposición final” La práctica se llevó a cabo, a partir de la aprobación de la propuesta y tuvo una duración de 360 horas, durante las cuales se desarrollaron cada una de las actividades referentes a la ejecución del proyecto. Así mismo se dedicaron algunos espacios; para la socialización de la propuesta con los funcionarios del establecimiento con el fin de de que conocieran el proceso y los avances archivísticos.