Indización y descripción de la primera parte (1827-1872) de la serie protocolos que pertenece al fondo “Notaría I” del centro de historia de Sonsón (2008)
RESUMEN: Un archivo histórico es la riqueza heredada por nuestros antepasados donde de distintas maneras nos manifiestan los diferentes acontecimientos que tuvieron que afrontar para hacer que lo que somos y lo que poseemos se presente en nuestras vidas. Un libro, una revista, un periódico, unos retratos, unos protocolos notariales, unos acuerdos del concejo municipal y otro sin numero de documentos o elementos nos muestran y nos dan a entender que la sociedad del pasado tuvo una organización, una forma de ejercer una profesión, unos problemas comunes para resolver y unos fines primordiales por los que había que luchar. Muchos de estos elementos se tienen albergado en el Centro de Historia “San José de Ezpeleta de Sonsón” donde se encuentran un sin numero de necesidades que cubrir y una labor archivística muy ardua por ejercer. La necesidad más notable encontrada es el acceso a la información contenida allí, pues no hay herramientas eficaces y actualizadas que permitan extraer la información de manera ágil y practica. Por tal razón se decidió implementar una descripción documental a la primera parte de la serie protocolos de la Notaria 1 que existió en Sonsón de 1827 hasta 1899, determinando que dicha serie albergaba información sustancial para la consulta e investigación y no requería realizar otros procesos archivísticos previos, pues los necesarios se encuentran elaborados de manera empírica pero que de igual forma sirven para realizar el proceso de descripción documental. Los procesos de los que se habla son la clasificación y la ordenación. La descripción documental es un proceso archivístico que genera una herramienta de consulta conocida como cuadros de descripción que permiten mediante una base de datos en el programa básico de Excel conocer el contenido y la ubicación de la información de manera ágil y eficaz. El cuadro de descripción implementado para este trabajo que abarca la primera parte (1827-1872) contenida en 10 legajos, de la serie protocolos notariales albergado en el Centro de Historia es extraído de la norma internacional de descripción ISAD (G), se adecuo y se implemento arrojando una herramienta de consulta fácil de manejar que a la hora de una consulta sustrae la información precisa de lo que trata y a la vez la ubicación de lo que se quiere saber. Una necesidad encontrada a la hora de hacer el diagnóstico es la realización de índices para seis legajos que no lo tienen presente como el resto de los tomos en el interior de los mismos. Esta necesidad se cubre extrayendo la información necesaria de la recolectada para el cuadro de descripción documental. Cabe resaltar que para la realización de este trabajo se contó con el apoyo de la Casa de la Cultura “Roberto Jaramillo Arango” a través del proyecto que realiza en convenio con la Gobernación de Antioquia sobre el “Fortalecimiento artístico y el uso de nuevas tecnologías en Sonsón