Propuesta actualización de Tablas de Retención Documental para la Alcaldía del Municipio de La Unión, Antioquia. (2022)
RESUMEN: El presente proyecto tiene su enfoque fundamental en formular una propuesta para la actualización del instrumento archivístico Tablas de Retención Documental de la Alcaldía del Municipio de La Unión-Antioquia, con base en los lineamientos establecidos por el Archivo General de La Nación de Colombia. En relación con la propuesta y para ser desarrollada, fue necesario compilar diferente información institucional sobre la estructura administrativa, funciones de las dependencias y demás datos para la construcción del instrumento. De la misma forma, se hizo necesario analizar esta información recolectada, con el fin de definir la producción documental por dependencias que actualmente conforman la estructura de la Alcaldía de La Unión. Con respecto a la formulación de las Tablas de Retención, coexistió el plantear unos criterios de valoración con base al Acuerdo 004 de 2019 del AGN, una vez identificadas las series y subseries que produce cada unidad administrativa, para finalmente, diseñar el instrumento acorde a las necesidades de información que presentó la Alcaldía. Se planteó presentar una propuesta acorde a los establecido en el Acuerdo 004 del 30 de abril de 2019 (Colombia, Archivo General de la Nación, 2019), en el cual, se plantea la metodología para la formulación del instrumento, aprobación, convalidación e implementación. Desde el ámbito nacional cuáles son los requisitos para su construcción y anexos correspondientes, de tal forma que se garantice la conformación del patrimonio documental y se controlen los documentos que se producen en función de sus actividades. Los resultados obtenidos en la ejecución de esta práctica fueron: seis (6) TRD según la estructura orgánica actual y la compilación de la información resultado de la encuestas, proyección de series y subseries valoradas con su respectivo tiempo de retención y disposición final. Considerando que la Alcaldía del municipio de La Unión no cuenta con el instrumento que le permite ajustar y fortalecer sus procesos archivísticos, se pretendió con este proyecto incentivar a la consolidación y puesta en marcha de nuevas rutas que impacten positivamente la administración y control de sus documentos de archivo.