Levantamiento requisitos unificación de los informes por regiones (2022)
RESUMEN : La unificación de los informes de las regiones representó un reto importante para el equipo de estrategia comercial de inversiones. El objetivo central del proyecto fue recolectar toda la información, datos y reportes de uso interno de las regiones. Existían previamente problemáticas respecto al reproceso y la generación de datos de manera individual en cada región, la cual era compartida para otras regiones. Por otro lado, se usaban fuentes no oficiales lo cual representaba diferencias entre las cifras reales y aquellas procesadas externamente. Este proyecto inició con reuniones de acercamiento con los gerentes regionales, en estos espacios se explicó el objetivo del proyecto el cual fue muy bien recibido, contando entonces con la aprobación de los gerentes y los recursos necesarios para realizar el estudio, la recolección de los datos y los requisitos o necesidades expuestas. A partir de estas reuniones iniciales se desprendieron otras actividades con las gerencias y las personas involucradas en el tratamiento de los datos. En estas entrevistas las cuales fueron grabadas se empezó a indagar acerca los reportes que se usaban en cada región y se identificaron las fuentes de información y la periodicidad con la que se realizaba la transformación de datos. Se hallaron en algunos casos que se estaba consolidando data a manera de histórico, con el fin de dar una trazabilidad a los equipos comerciales y de tomar acciones de acuerdo con el comportamiento de las cifras. Otro hallazgo clave, es el uso de la capacidad operativa para procesar la información ya existente y se confirmó el uso de fuentes no oficiales. Como resultado se obtuvo un inventario completo y detallado de los informes de cada región donde se especifica el uso, las fuentes de donde provienen, su periodicidad y las sugerencias para mejorarlos, las cuales fueron expuestas por parte de las gerencias regionales; además un listado de los datos comunes que son usados entre las regiones y una propuesta de centralización para estos reportes. Ésta centralización estará dada de manera gradual y se basará en las indicaciones de la gerencia del área y el material aportado por las regiones tales como: informes de muestra, manuales, fuentes de datos, macros de Excel, entrevistas e historias de usuario.