Diagnostico e inventario para el fondo acumulado de la unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria del Municipio de Yarumal (2008)
RESUMEN: La Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria en Yarumal, es una dependencia de la administración municipal encargada de atender las necesidades del sector campesino del municipio en cuanto a asistencia técnica se refiere en los aspectos agrícola, pecuario, de medio ambiente y recursos naturales, desde su creación ha producido y recibido cierta cantidad de documentos que son necesarios para el desarrollo de sus actividades diarias, esta documentación es conservada en sus instalaciones y carece de criterios archivísticos tanto en su ordenación como en su estado de conservación por lo tanto no está en condiciones de prestar el servicio optimo de consulta a usuarios internos y externos, lo cual debería ser un aspecto primordial en todo archivo que pertenece a una entidad pública. Por lo anterior el proyecto de práctica desarrollado en el fondo acumulado de la Unidad Municipal de Asistencia Técnica Agropecuaria del municipio de Yarumal tuvo como objetivo realizar un diagnóstico e inventario de la documentación que allí reposa, para tener un mayor y mejor control sobre la documentación que le servirá a la administración y a la comunidad en general para la toma de decisiones y, por que no, para la posible reconstrucción de la historia municipal de Yarumal. En la reconstrucción de la historia institucional se hizo necesario entrevistar a los funcionarios más antiguos de la institución quienes proporcionaron una versión oral de lo que ha sido la UMATA desde su creación hasta el día de hoy, además se tuvo en cuenta la documentación sobre lo que son las UMATA y la función que cumplen y el Acuerdo 016 de diciembre de 1992 – por el cual se conforma la Unidad Técnica Agropecuaria y se faculta al señor alcalde para contratar el servicio de Asistencia Agropecuaria en Yarumal. Para la determinación de las fechas extremas, el volumen documental y el diagnóstico del fondo acumulado se realizó una inspección técnica, registros fotográficos y aplicación de los formatos: datos del archivo, identificación de la entidad a la que pertenece el archivo, administración del archivo, servicios que presta el archivo, el edificio, el archivo instalaciones (depósitos), condiciones de prevención de desastres y mantenimiento, almacenamiento, aspectos archivísticos, preservación documental y documentación que se encuentra en otro depósito; los cuales son establecidos por el Archivo General de la Nación con el fin de conocer el real estado de la documentación en su nivel de organización, estado de conservación y del archivo en los servicios que presta y en las condiciones locativas en las que se encuentra. En la elaboración del inventario documental se adoptó el formato establecido en el Acuerdo 042 de 2002 expedido por el Archivo General de la Nación, en el cual quedaron consignadas las series documentales con sus respectivas fechas extremas, unidad de conservación, número de folios, soporte y estado de conservación. Se espera que el trabajo desarrollado a través de la práctica de la Tecnología en Archivística sea de gran utilidad para la administración de la UMATA y que de igual manera las recomendaciones en este informe presentadas sean adoptadas con el fin de empezar a dar orden y llevar una buena gestión de la documentación producida y recibida por la institución en función de sus actividades, pues finalmente es quien da cuenta de su vida institucional, su gestión y su desarrollo en el municipio.