Informe de practica comunitaria (Diseño de estrategias que mejoren la gestión documental en la alcaldía municipal de sutatausa (2019)
Este informe presenta una descripción de las actividades que se realizaron dentro de la práctica comunitaria en la Alcaldía Municipal de Sutatausa. Durante los últimos años se ha evidenciado demoras relacionadas en las respuestas oficiales tanto a entidades del estado como al público en general, por tal motivo se propuso la realización de un diagnóstico en el cual se logró identificar las principales problemáticas y debilidades presentes al interior de dicha entidad; para esto se debe tener en cuenta el manejo que se lleva a cabo, en cuanto a la gestión documental, tiempo y calidad de respuesta, a la documentación requerida por habitantes, entidades públicas y privadas que requieren de servicios relacionados con la información promovida por la Alcaldía Municipal. Por lo anterior, se diseñó un modelo de gestión de documentos para garantizar el buen uso de la gestión archivística, mediante instrumentos, manuales, guías, planes, programas y políticas que faciliten el rendimiento de los funcionarios a la hora de brindar información. Para esto se aplicó la ley 594 de 2000 o ley general de archivos, los resultados de las auditorías realizadas por el AGN y el conjunto de insumos que suministra el AGN; en dicha elaboración se vieron involucrados todos los funcionarios y contratistas, oficinas dependientes y la comunidad en general, con esto se logró una reducción en los tiempos de atención y respuesta en la gestión de trámites de los documentos, y el fácil acceso a la información; todo esto mediante el uso de bases de datos que permiten una respuesta acorde a la necesidad; además de conservar la memoria institucional que juega un papel importante al interior de la administración, disponibilidad y conservación de los documentos. Para lograr todo esto se requirió de la cooperación de todas las dependencias, funcionarios y contratistas de la entidad, donde a partir de encuestas realizadas se obtuvo un panorama general de cuáles eran las principales falencias en la gestión documental, cantidad de documentos generados al año y el uso dado a cada uno de ellos.