Análisis área de Ventas, Pricing & Procurement sede Bogotá (2022)
El presente proyecto está centrado en el análisis del área de Ventas, Pricing & Procurement de la compañía DSV AIR & SEA SAS de Bogotá, donde fueron desempeñadas las prácticas profesionales. Para dar un contexto más específico de la labor de cada una de ellas, se debe empezar explicando su conexión, por un lado, el equipo de ventas es el encargado de crear una relación comercial con los clientes interesados en adquirir los servicios de agente de carga con los que cuenta la compañía, y para presentar las mejores ofertas debe acudir al equipo de Pricing & Procurement que tienen como objetivo conseguir y negociar las mejores tarifas con los proveedores de DSV (navieras, aerolíneas y co-loaders). Al tener una visión integral de las dos áreas, se pudo evidenciar las formas de comunicación interna que implementaban y encontrar los pros y contras de cada una. En un principio se realizaba vía correo electrónico, lo que generaba desviación en la información, demoras en las respuestas y acumulación de solicitudes A raíz de esto, la compañía decidió lanzar una nueva herramienta de uso interno, con el objetivo de hacer más sencillo el contacto y se pudiese tener un control más detallado sobre la cantidad de tarifas solicitadas y estatus de las ofertas (ganas/perdidas), esto con el fin de solucionar los problemas que estuvieran afectando a los clientes, ya sea por altos precios o por tiempos de respuesta. A pesar de los esfuerzos por adaptar esta iniciativa, se ha venido presentando una serie de errores por parte de ambas áreas que lleva a la cancelación de tickets, teniendo como consecuencia los reprocesos al subir nuevamente cada solicitud de la carga, lo que puede llegar a ser tedioso, aumentando los tiempos de repuesta y afectando directamente a la compañía y la imagen que los clientes perciben de esta. Por esta razón, este trabajo desarrolla un manual que explica paso a paso el proceso de solicitud para una nueva cotización de forma correcta y precisa, además de algunas recomendaciones que se han recopilado a lo largo de estos meses para no caer en los errores más comunes. Para tener un contexto más claro de cómo funciona la oferta de cotizaciones en DSV, se debe explicar con más claridad el proceso y trabajo de cada área. En primer lugar, el departamento de ventas recibe una solicitud para un nuevo despacho, es necesario solicitar todos los detalles de la carga (dependiendo si la modalidad es LCL, FCL o aérea) con el fin de dar una tarifa acertada, solicitando información lo más clara y detallada posible, ya que es el comercial el único que tendrá contacto directo con el cliente. Para el caso de exportación la información debe ser transmitidas al equipo de Pricing, quienes en simultaneo contactan a las aerolíneas, navieras o co-loaders, para solicitar las tarifas requeridas. Sin embargo, durante el proceso de registro de solicitud, se puede incurrir en reprocesos o errores que toman más tiempo para el envió final de la cotización, es por eso por lo que el objetivo principal del manual es servir como guía para la plataforma de Procomex y así evitar las falencias más comunes que tienen como resultado un trabajo adicional para ambas dependencias, y que no ayuda a cumplir los objetivos de pronta respuesta que se tienen dentro de la compañía.