Propuesta para la implementación de un proceso de digitalización documental en área legal del grupo Suppla S.A (2023)
En el presente caso de estudio se evidencian algunas falencias que recaen en la manipulación de documentos, donde en el área legal se manejan 2 formatos de suma importancia los cuales son; formato de Autorización de tratamiento de datos (habeas data) y formato de vinculación y actualización de clientes. La solución a estos posibles problemas, es lograr transformar el proceso analógico en un proceso digital para así aprovechar las herramientas tecnológicas actuales; dado que el Grupo Suppla cuenta con aproximadamente 300 clientes manejados desde el área legal, y el implementar una aplicación ayudaría en la captura de los datos para realizar la respectiva vinculación de clientes, de esta forma contar con la firma electrónica de cada cliente, así como también asegurar que todos los datos requeridos sean diligenciados en su totalidad , dado que el cliente no podrá continuar con su vinculación una vez no estén los formatos diligenciados totalmente. Es por eso que digitalizando así todos los documentos que se piden a los clientes y los formatos que son 6 documentos mínimo por cada cliente, los cuales son manejados por una sola persona encargada del proceso de revisión y aprobación de documentos y creación del cliente, dicho proceso tiene un tiempo estimado de 4 a 5 días hábiles cuando los documentos son enviados y diligenciados de manera correcta y oportuna, sin embargo, puede tardar de más de 15 días si hay contratiempos con los documentos , donde la idea de la digitalización es que el tiempo hábil en respuesta sea no mayor a 15 días según lo previsto.