Implementación virtual de facturas en el proceso de control de negocios – Transborder S.A.S. (2020)
Este plan de mejora se basa entorno al proceso de un área de la empresa Transborder. Pero para entender mejor el área se debe contextualizar desde que es la empresa y como se divide en su interior, para poder llegar así a comprender el departamento. De esta forma Transborder es un agente de carga internacional y se divide en diferentes áreas. Se clasifica exactamente en 10, y cada una de ellas se tiene su propio gerente, estas son: RSE, Felicidad, Tecnología, Contabilidad, Comercial, Operaciones, entre otras. Este plan se llevara a cabo en el sector de Operaciones, que lo componen 4 áreas: OTM, Exportaciones, Importaciones y Control de Negocios. Se va a tener como referencia Control de Negocios ya que es donde se realizan las practicas profesionales, con la función principal de distribuir las facturas dentro del área. De esta forma Control de Negocios tiene una gran importancia dentro de la compañía ya que se encarga de aprobar los costos que están en las facturas que llegan de los proveedores y agentes en el exterior. Teniendo en cuenta que este departamento necesita las facturas de forma urgente para poder aprobar, y es allí donde viene el problema, ya que en este proceso en algunos casos las facturas se demoran mas del tiempo estipulado o se pierden, se ha decidido realizar un plan de mejora en base a la virtualización de las facturas por medio de carpetas en archivos compartidos, donde todas las personas puedan ver estos archivos desde sus respectivos computadores, con el objetivo que las facturas no se demoren tanto en el proceso, no se pierdan y se evite un gasto en papel. Todo esto tiene un gran valor dentro del proceso de Control de Negocios ya que las facturas juegan un papel primordial y principal porque es en donde realmente se evidencia el dinero que circula en la empresa. De allí que el hecho de perder las facturas se vuelve algo transcendente e importantísimo, y el tema de volverlas a adquirir requiere cierto tiempo que en algunos casos puede llegar a ser muy valioso. Así mismo el proceso es fundamental dentro de Control de Negocios y dentro de la empresa ya que se tiene un tiempo estimado para liquidar las operaciones que la compañía realiza, esto refleja la utilidad que realmente se tiene, de allí que el demorar o perder las facturas sean un tema contraproducente en la rentabilidad de Transborder. Es por eso que el plan de mejora quiere agilizar el proceso para traer consigo un mayor beneficio. De esta forma una vez teniendo las facturas de forma virtual en una carpeta, se procederá a realizar la identificación del DO (Numero de cada operación), para saber a que trafico y persona corresponde dentro del área, después de esto se modificara el nombre de la factura poniendo el DO en ella y así pasar las facturas a la carpeta correspondiente, teniendo en cuenta el lugar de proveniencia de cada operación. Para poder realizar este plan de mejora, se tuvo que analizar y estudiar como funcionaba el área, y se van a demostrar los resultados por medio de soportes, de cómo la virtualización de las facturas puede llegar a ser un mejor método en todo el proceso.