Diseño e implementación del proceso de facturación para el área de presupuesto J8 - DOD US Embassy Colombia. (2020)
En el siguiente trabajo se detalla el proceso de prácticas profesionales realizadas en la empresa arcano 66 S.A.S, la cual provee servicios de personal para el grupo militar de la embajada de los Estados Unidos de América en Colombia bajo el contrato TO3001; el proceso de prácticas se desarrolló en la unidad J8 o departamento de Resoursing Military Office en adelante RMO que es la encarga del manejo de todo el presupuesto financiero de la misión en Colombia. Durante los procesos de revisión, aprobación y reporte de facturas al pasar por varias unidades o áreas, se suele caer en reprocesos (ver anexo 1) lo cual hace que dos personas o más, analicen y procesen varias veces la misma información, lo que conlleva a pérdida de recursos y sobrecostos. El plan de mejora desarrollado en las prácticas profesionales consiste en la creación de un archivo digital en formato Excel donde está la información más relevante, (ver anexo 2), el cual contiene acceso información desde todas las unidades involucradas en el proceso como lo son Contracting a modo de consulta, RMO, Communications y el área de Financial Management officer en adelante FMO, quien son los encargados de realizar los pagos. Cabe aclarar que no fue necesario crear protocolos de seguridad de la información ya que a cada archivo creado dentro de los servidores del Department of Defense en adelante DOD, el equipo de tecnología o IT por sus siglas en inglés, realiza rastreo y seguimiento de cada usuario que manipule, consulte y modifique cada archivo indistintamente de su rango o dependencia a fin tener trazabilidad de la manipulación de archivos en caso de presentar algún error. Básicamente se plantea mitigar los tiempos que toma una persona en validar y resumir la información de todos los documentos necesarios para un pago y así mismo de cara al proveedor que los tiempos de pago sean más rápidos, lo que les permitirá tener un mayor flujo de caja y una mayor calidad y preferencia de servicio.