Propuesta para el diseño de un programa de gestión documental en la empresa Vetiplus S.A. (2015)
La información es necesaria para evidenciar las actividades económicas, que se desarrollan en las organizaciones, por ello es preciso conservar los documentos y definir una serie de herramientas que permitan mejorar la gestión documental, en dónde se definen estrategias que ayuden a corto mediano y largo plazo: la implementación y el mejoramiento de la prestación de servicios, desarrollo de los procedimientos, la implementación de programas específicos del proceso de gestión documental. (Archivo General de la Nación, 2014). Este proyecto busca brindar una propuesta de un Programa de Gestión Documental para la Empresa Vetiplus S.A., con el fin de mejorar su gestión documental y que la entidad le dé la importancia tiene la documentación y lo importante que puede llegar a ser como soporte en caso de algún suceso judicial o contable que surja en la compañía y se pueda soportar, Vetiplus es una empresa del sector privado que tiene deficiencias en la parte documental, con más de veinte años de experiencia en la demanda insumos tales como vacunas, desinfectantes, detergentes, antibióticos y demás medicamentos para el sector avícola y porcicola colombiano con sede en la ciudad de Bogotá. El programa de gestión documental permite fortalecer los procesos archivísticos desde la producción o recepción del documento hasta su disposición final, con base a esto en Vetiplus S.A se ha evidenciado que no hay racionalización del papel, el préstamo documental no es riguroso, las personas toman los documentos y no los devuelven en un tiempo prudente, ni en el estado que se le fue entregado; lo que causa pérdida del documento. Todas estas deficiencias se han evidenciado a través de un registro fotográfico que se soporta en un diagnostico documental. Para el desarrollo del Programa de Gestión se realizó un diagnóstico y entrevistas estructuradas a algunas áreas de Vetiplus S.A., con el fin de conocer los procesos documentales, con ello se logró diagnosticar las deficiencias. Con base a esta a información se generó una propuesta para fortalecer los procesos archivísticos desde la producción o recepción del documento hasta su disposición final, esto permitió a Vetiplus poder conservar sus documentos, agilizar la búsqueda de información, para una futura toma de decisiones y garantizar una adecuada gestión documental