Estudio para la optimización del sistema de transporte de la DIAN en el nivel central (2002)
A la luz de los cambios introducidos con la Constitución de 1991, en la cual se considera la posibilidad que tiene el Estado de asociarse con la sociedad civil y el mercado para realizar funciones públicas o proveer servicios de manera óptima, una solución ha sido la contratación externa o outsorcing. La calidad en la provisión de bienes y servicios públicos por parte del Estado tiene un impacto directo sobre el nivel de vida de los ciudadanos. A su vez, la efectividad del desempeño de las entidades públicas ésta determinada por su capacidad para responder tanto a los desafíos cambiantes de un entorno más competitivo como a las necesidades y demandas de una ciudadanía cada día mejor informada y más exigente. Un elemento que condiciona la gestión de los organismos estatales es la limitación de los recursos públicos, más aún en contextos como el colombiano, en donde existen claras manifestaciones de una onda problemática en la administración del Estado; la más evidente es el creciente déficit fiscal. Varias reformas que han buscado hacer frente a este último problema han hecho énfasis en medida de tipo normativo y estructural. Sin embargo, todavía se requiere estimular en las entidades estatales cambios en la cultura organizacional que propicien un uso eficiente y eficaz de los recursos públicos. En nuestro país una de las entidades adscritas al Ministerio de Hacienda es la Dirección de Impuesto y Aduanas Nacionales-DIAN, cuya misión es garantizar la seguridad fiscal del Estado mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras y cambiarias, y facilitar las operaciones de comercio exterior en condiciones de legalidad. Al interior de la entidad se han asignado las funciones de apoyo y desplazamiento de los funcionarios a la División de Transportes, de las diferentes administraciones en las que la DIAN esta dividida. El estudio efectuado se ubica específicamente, en la División de Transportes perteneciente al Nivel Central que como parte funcional de la DIAN, se le ha asignado la tarea de prestar un servicio de conducción óptimo y confiable a aquellos funcionarios que requieren movilizarse. La causa que da origen al estudio ha sido esencialmente la política de austeridad que el Gobierno ha emprendido, obligando a todos los entes públicos a implementar nuevas políticas que permitan reducir el gasto público. Como se indicó, la DIAN, es una entidad estatal y por lo tanto está obligada a adquirir el compromiso de contribuir al logro de dicho objetivo. Es así, como el estudio realizado busca encontrar vías de mejoramiento de la administración en el área de bienes y servicios de la entidad, los cuales generan elevados gastos para su funcionamiento con rendimiento poco satisfactorio. En relación con lo expuesto anteriormente y después de conocer los antecedentes se consideró que era necesario concentrarse en el análisis del servicio de transportes, en donde se determinó que es uno de los procesos de apoyo que tiene mayor incidencia en el costo administrativo, en lo referente a gastos de combustible, mantenimiento preventivo y correctivos, seguros e impuestos entre otros, los cuales empañan la gestión global de la entidad. Razón por la cual surgió el presente estudio que busca brindar las pautas más convenientes para mejorar el servicio de transporte a través de la utilización del mecanismo de outsorcing o contratación externa, que una vez implementado le permitirá a la División la racionalización del gasto y la optimización de la prestación del mencionado servicio.