Desarrollo de las fases de pruebas y plan de contingencias del proyecto año 2000 en la empresa de Gases de Occidente S.A. E.S.P (2000)
El proyecto para la elaboración del Plan de Pruebas y el Plan de Contingencias fue presentado por la empresa Gases de Occidente S.A. E.S.P. al CEDE Centro de Desarrollo Empresarial de la Corporación Universitaria Autónoma de Occidente, para ser elaborado por un estudiante del programa de Ingeniería Industrial. Como estudiante en práctica del programa de Ingeniería Industrial de la Corporación Universitaria Autónoma de Occidente, fui la encargada de la planeación, coordinación y orientación de las etapas de Pruebas y Plan de Contingencias del Proyecto Año 2000. Este proyecto hace parte de un gran proyecto: Proyecto Año 2000 que se desarrolló en la empresa Gases de Occidente S.A. E.S.P., el área de Informática y Comunicaciones fue la encargada de realizar el Proyecto Año 2000 a partir del año 1998, su objetivo principal fue preparar a la empresa para enfrentar el cambio de siglo para asegurar la continuidad de sus procesos para lo cual se conformó un comité del que hacían parte personal del área de Informática, un asesor externo y la revisoría externa de la empresa. El Proyecto año 2000 consta de varias etapas: Inventario de hardware, software y activos no IT, Establecimiento de prioridades, Determinación de Recursos, Identificación de alternativas, Implantación de soluciones, Plan de pruebas y ejecución, Plan de contingencias, Ajustes, Migración al nuevo sistema, Capacitación. Las etapas: Plan de pruebas y su ejecución, y el Plan de Contingencias son el objeto de esta pasantía. Para el desarrollo de estas dos etapas del Proyecto Año 2000 se emplearon varias metodologías, se desarrollaron sobre cada una de las actividades que hacen parte de los procesos de misión crítica en la empresa, y se contó con la colaboración de cada uno de los responsables de las áreas y de los usuarios finales de los sistemas de información, y de los asesores y revisores externos quienes hacían regularmente un seguimiento del Proyecto Año 2000, a la vez que daban sugerencias para la realización de las dos etapas en mención. El Plan de pruebas se desarrolló sobre los puntos que cada uno de los responsables determinó como crítico en su área y los procesos correspondientes a ella; y la ejecución se llevó a cabo con los usuarios finales de cada área pues se consideró que eran ellos, y usuarios pertenecientes al área, quienes conocían a fondo sus procesos y podrían dictaminar qué era lo más crítico. Para el Plan de contingencias se procedió de igual manera, el responsable del área fue quien determinó qué era lo más crítico y lo más vulnerable en su área; el plan de contingencia se diseñó con su colaboración. Así se aseguraba la viabilidad de cada uno de los procesos que se plantearían en el Plan de Pruebas y Plan de Contingencias, con el trabajo en equipo. En estos Planes no solo se consideró a la empresa en su parte interna, sino también la interacción con su entorno, pues si alguno de sus proveedores se veía afectado por el cambio de fecha al año 2000, esto afectaba directamente a la empresa en el desarrollo de sus actividades normales. A los clientes constantemente se les informó en que estado estaba el Proyecto año 2000 para impartir confianza en que no se presentarían problemas en el servicio que se presta. Ya con la llegada del Año 2000, gracias a la preparación que se hizo, no se presentó ningún tipo de problema y la mejor experiencia que se tuvo fue la oportunidad de revisar cada uno de los procesos críticos y el trabajo en equipo. En algunos casos se encontraron fallas de procedimientos que en el fondo no estaban relacionados con la parte informática y que podían ser corregidos a tiempo