Diseño e implementación de un sistema web enfocado en la gestión documental de políticas, procedimientos y actas en la Clínica de Occidente (2024)
La Clínica de Occidente enfrenta problemas técnicos y de gestión documental, lo que dificulta la actualización y registro de la información. La sobrecarga en el sistema debido a la creciente demanda de servicios médicos ha llevado a una ralentización y caídas frecuentes en el funcionamiento de las aplicaciones. Esto destaca la necesidad de reformar y modernizar la gestión documental para cumplir con las regulaciones nacionales y mejorar la eficiencia y la respuesta ante la demanda de servicios médicos. En este contexto, es esencial abordar las necesidades de los colaboradores para garantizar un acceso eficiente a recursos y datos. Los colaboradores requieren un acceso más eficiente a recursos y datos, incluyendo protocolos, actualizaciones médicas y documentos administrativos. Es crucial mejorar la usabilidad y la velocidad de búsqueda en la plataforma. Por otro lado, los colaboradores de calidad necesitan una interfaz de carga de archivos sencilla, garantías de seguridad y privacidad, y capacidad de rastreabilidad de archivos. La implementación de la intranet para la Clínica de Occidente se llevó a cabo utilizando WordPress como plataforma principal debido a su versatilidad y gran comunidad de usuarios. Se optó por Elementor como maquetador visual principal para facilitar la creación y edición de contenido. Además, se integraron plugins como Elementor Pro, integrador de Google Drive y Google Workspace para la gestión eficiente de documentos y colaboración en tiempo real. En cuanto al desarrollo de funcionalidades, se centró en la combinación de Elementor y los plugins mencionados. Se destacan características como la creación y edición de contenido de manera intuitiva, la gestión de documentos con acceso directo a través de Google Drive, y la integración de sistemas y una base de datos MySQL alojada en el servidor de la clínica. Posterior al desarrollo, se realizó una evaluación del sistema, validando los requerimientos funcionales y no funcionales establecidos. Para los colaboradores de calidad, se implementaron funcionalidades como acceso seguro mediante autenticación en dos pasos, carga intuitiva de documentos y búsqueda avanzada, utilizando el buscador de Google Drive. Asimismo, se organizó la información en carpetas y categorías para facilitar su acceso. Para los colaboradores, se configuró un acceso exclusivo desde la clínica, se implementó la búsqueda avanzada de documentos y se habilitó la comunicación interna mediante la publicación de actualizaciones y eventos. Los requerimientos no funcionales, como la seguridad de datos, la usabilidad, el rendimiento, la disponibilidad y el cumplimiento normativo, se cumplieron mediante medidas de seguridad avanzadas, una interfaz intuitiva, un sistema eficiente y disponible las 24 horas, y el cumplimiento de las regulaciones de seguridad y privacidad. Finalmente, las pruebas de experiencia de usuario se llevaron a cabo utilizando la plataforma UserZoom, incluyendo sesiones de pensamiento en voz alta y encuestas. Los resultados mostraron que la mayoría de los participantes lograron completar las tareas asignadas, aunque hubo áreas identificadas para mejoras, como la navegación y la visibilidad de la información