Sistema de control interno para los procesos de cuentas por pagar en Laboratorios Ángel de la ciudad de Cali, Valle del Cauca (2015)
El ciclo de cuentas por pagar de Laboratorio Ángel, está diseñado de la siguiente manera: tiene un departamento de compras, quien es el encargado de adquirir los productos y contratar los servicios necesarios para el buen desarrollo de la actividad económica de la empresa, siempre buscando en diferentes cotizaciones los costos más bajos y las materias primas de excelente calidad; la recepción de las facturas de compra llegan al departamento de contabilidad, donde son procesadas y causadas en el programa contable, almacenadas de acuerdo a la fecha de vencimiento, ya sea de contado o crédito a 15 días, 30 días y 60 días; es ahí donde se tiene falencias y bajo control, pues se pierden beneficios que son de gran importancia en las finanzas de la empresa. Las facturas de proveedores y acreedores son entregadas de acuerdo a la fecha de vencimiento al departamento de tesorería, que son los encargados de controlar, separar, y buscar la forma en la cual van hacer canceladas, de acuerdo al flujo de efectivo con el que se cuenta en el momento la empresa; los pagos se realizan el viernes de cada semana de 2 a 6pm de acuerdo a la programación preparada el día anterior. Cada comprobante de egreso deberá tener los respectivos soportes como son la factura de compra original, el recibo de caja anexado por el proveedor, la firma y sello en cada uno de estos. En la actualidad, Laboratorio Ángel cuenta con un sistema de control en su departamento de Cuentas por Pagar muy susceptible a riesgos que pueden afectar notablemente las finanzas de la empresa; ya que se vienen presentando constantemente perdidas por descuentos de pronto pago en las facturas de los proveedores, pues no se tiene el control suficiente sobre las fechas otorgadas por estos, para hacer efectivo dicho beneficio. La empresa es muy reconocida, tanto por la calidad del servicio de sus labores prestadas a la comunidad en general, como por el buen manejo y nivel de proveedores exclusivos con los que cuenta la compañía, ofreciendo siempre productos de excelente calidad con las mejores materias primas del mercado. Al priorizar el pago de las facturas de acuerdo a la fecha de vencimiento y a la forma de pago de cada una, se ha presentado que en ocasiones, hay llamados de atención por parte de los proveedores porque se han pasado de la fecha pactada por ambas partes. Algunos de ellos porque expresan no tener crédito alguno con la empresa y se le han demorado con el pago de las facturas. Los pasivos comprenden las obligaciones contraídas por la empresa, como consecuencia de las operaciones o transacciones pasadas, por compra de mercancías, pérdida o gastos incurridos, obtención de préstamos entre otros, por ende el Laboratorio es consciente de la gran importancia que juega este papel en la empresa, ya que son los elementos del ciclo de cobros y pagos y debe tener especial cuidado y manejo para asegurar el éxito y el crecimiento del negocio. Es por eso que la empresa está a entera disposición de la entrega de información necesaria, para el buen desarrollo del proyecto de fijar una estructura organizativa del departamento de cuentas por pagar. Las principales conclusiones de este trabajo están encaminadas a resaltar la importancia de conocer los procesos con los cuales las empresas cumplen con sus objetivos misionales y en el caso particular del ciclo de cuentas por pagar en laboratorios Ángel es un proceso estratégico para el desarrollo a cabalidad de la actividad de la compañía. De otra parte es de vital importancia que los funcionarios conozcan los procesos y procedimientos para que los cumplan a cabalidad por lo cual, reviste gran importancia el seguimiento y control de se realice periódicamente sobre los mismos