Plan de mejora para el proceso de gestión de cuentas por pagar (cxp) de la empresa Sophos Solutions S.A.S. (2023)
La investigación en Sophos Solutions ha revelado deficiencias en el proceso de cuentas por pagar, incluyendo retrasos en la autorización de facturas, falta de coordinación entre departamentos y posibles errores de documentación, impactando tanto los procesos operativos internos como generando costos adicionales debido a retrasos en los pagos. Las encuestas reflejan la percepción generalizada de oportunidades para mejorar la comunicación y los procesos en las áreas de compras y cuentas por pagar. La automatización y optimización se identifican como soluciones para superar las deficiencias. Dada la importancia crítica del área, se propone un plan integral que aborda las deficiencias identificadas, incluyendo capacitación del personal, automatización de procesos, mejora en la comunicación interdepartamental y medidas de seguimiento. La capacitación y desarrollo del personal son clave para mejorar la eficiencia y comprensión de los procesos. La primera fase ya se llevó a cabo, y la segunda está planificada para garantizar una mejora continua. La automatización, especialmente en la plataforma Dian, es esencial para reducir errores y acelerar las operaciones. A pesar de contratiempos, se ha avanzado en el desarrollo de software con este propósito. Para mejorar la comunicación, se estableció un repositorio en SharePoint, contribuyendo a la eficiencia y resolviendo problemas de falta de información. Además, se implementó un seguimiento de los plazos para la aprobación de facturas, con reducción significativa en los tiempos de respuesta.