Arquitectura de datos y presencia en redes sociales: caso oficina de abogados en el marco de la transformación digital en el centro de Bogotá (2024)
En el contexto actual de las microempresas en entornos cotidianos hemos pensado abordar táctica y estratégicamente una solución transversal a los procesos de la organización que permitan desarrollar técnicas de transformación digital y capturar datos permitiendo a los líderes tener información estructurada para alinear al interior y fortalecer dinámicamente la toma de decisiones. Puntualmente la firma de abogados Robeiro J. Franco & Asociados se encarga de prestar servicios legales desde el acompañamiento jurídico y como necesidad propia generan un interés en desarrollar al interior metodologías que les permita tener estándares en los repositorios de información, dado a que tienen diversas fuentes de captura, pero pocas alternativas para el manejo y disponibilidad de estas. Luego de un diagnóstico de la organización, con el fin de identificar un escenario de oportunidad, se observaron fallas internas en la empresa, como el desconocimiento en procesos digitales, la falta de cultura organizacional que permita a la empresa seguir en constante evolución y la inexistencia de canales comunicativos propios empresariales; lo que permite que las debilidades de la empresa se conviertan en oportunidades de mejora que favorezcan al bufete y crezcan estrategias específicas para cada problemática. La carencia de un sistema integral de gestión de información y análisis de datos emerge como la raíz principal de la problemática a intervenir afectando áreas críticas del bufete tales como como la gestión documental y la relación con los clientes. Este déficit no solo impacta la eficiencia interna, sino que también influye en la imagen y la relación con los clientes, planteando desafíos significativos para la reputación y la atracción de nuevos clientes en el mercado legal. Como resultado del diagnóstico el proyecto se estructuró en torno a las siguientes líneas de acción, buscando aportar a la transformación digital de la firma de abogados: • La gestión documental de la organización se verá reforzada mediante la automatización de procesos, la integración de herramientas de colaboración en línea y el análisis de datos para la generación de informes automatizados. Para garantizar su implementación se propuso la creación de manuales y videos explicativos, con el fin de dejar un soporte del proceso para que internamente cuenten con las herramientas y bases necesarias para ponerlas en práctica, además de la realización de diagnósticos de capacidades digitales para ofrecer orientación efectiva. • En el contexto de la gestión del conocimiento, se llevaron a cabo actividades que abarcaron desde el levantamiento de información hasta el diseño estructural de aplicativos, considerando diversos escenarios y tipos de contenido. La capacitación en el uso de herramientas digitales se enfocó en seleccionar y aplicar aquellas que mejor se adaptaran a las necesidades del cliente. • En cuanto a la falta de canales de comunicación asertivos, se realizó una estrategia de marketing digital, enfocada en crear impacto y recordación en potenciales clientes, se evaluaron y adaptaron los canales de atención existentes y se gestionó la presencia en redes sociales para ampliar la visibilidad buscando oportunidades de negocio. Todo ello contribuyó a fortalecer la presencia en línea y a captar el público objetivo. Así, el proceso de transformación digital llevado a cabo en el bufete de abogados Robeiro J. Franco & Asociados, centrado en la ejecución de hitos de valor estratégicos para la operación, demostró ser una iniciativa integral y efectiva para enfrentar algunos de los desafíos contemporáneos del sector legal. La implementación de un Sistema Unificado de Manejo de la Información, la adopción de una Estrategia de Clientes y procesos, y el desarrollo de Estrategias de Marketing Digital y Publicitarias fueron los pilares sobre los cuales se construyó esta transformación. En conclusión, la transformación digital en Robeiro J. Franco & Asociados fue un proceso integral que permitió al bufete modernizarse y fortalecer su posición en el mercado legal. Este proceso no solo cumplió con las necesidades actuales del bufete, sino que también pretendió sentar las bases para un crecimiento futuro sostenible y adaptable. Los pilares del éxito de esta transformación que incluyen la mejora continua de la experiencia del cliente, la estandarización de procesos y el uso estratégico de datos para la toma de decisiones.