Digitalization of export documents as a paperless trade strategy implementation (2022)
El departamento de Tráfico de Boston Scientific Kerkrade supervisa toda la documentación de los envíos nacionales e internacionales. Actualmente, el departamento cuenta con una cantidad considerable de documentos en papel que pueden generar múltiples errores o problemas en el proceso de envío. De acuerdo con la investigación teórica realizada, la digitalización de los procesos en papel mejoraría la eficiencia del proceso, aumentaría la precisión y accesibilidad de los datos, impulsaría el proceso de despacho de aduanas y evitaría perder el rastro de la información, entre otras ventajas del comercio sin papel. Se investigó este concepto junto con sus beneficios y desventajas para luego analizar la situación actual con el fin de crear una solución para evitar el uso de papel en un proceso en el departamento de Expedición para finales de 2022. Una vez investigado con el equipo de tránsito cuál era la situación actual, fue sugerido por parte del coordinador de tránsito la implementación del sistema Pick to Light. Una alternativa a la implementación de un comercio sin papel en el despacho, la alternativa fue estudiada y descartada debido a que la zona de recolección en Expedición no es adecuada para las características requeridas para la implementación del sistema con base en la investigación bibliográfica. Con el objetivo de implementar el comercio sin papel en el departamento de Tráfico se revisaron todos los procedimientos relacionados con los documentos en papel y se encontró un claro espacio de mejora en los dos principales procesos productores de papel, que son el envío de la lista SAP para expedición y el número de documentos de exportación producidos para los envíos internacionales. En la investigación de campo, se contactó a los interesados indagando sobre la situación actual y las posibilidades de digitalización de documentos de exportación, también se investigó los requisitos y restricciones actuales para la digitalización de la lista SAP en el departamento de Expedición. Una vez investigadas las posibilidades, se propusieron dos escenarios diferentes y con respecto a cada solución utilizando criterios específicos en una matriz de decisión se concluyó que la solución más adecuada para BSC era la digitalización de documentos de exportación que presentaba un costo estimado de € 1.111,25 y brinda la oportunidad de ahorrar alrededor de 31.227 hojas de papel para los próximos 5 años junto con todos los beneficios de la implementación del comercio sin papel.