Consolidación de procesos transaccionales en Centro de Servicios Compartidos para empresas multinacionales (2023)
Alineado con el marco de enfoque determinado por la empresa para priorizar las estrategias, se busca desarrollar un proyecto aplicado que impacte la excelencia operacional a través de la simplificación de formas de trabajo y la reducción de complejidad en la cadena de suministros a nivel global. Para lograr esto, se identifica que en la compañía existen diferencias sustanciales en la forma de ejecutar los procesos transaccionales internos, lo cual es consecuencia de las adquisiciones de filiales que se han realizado en diferentes mercados. Aun cuando esto no impide su correcta operación, sí dificulta la ejecución de procesos y actividades de manera estándar y la realización proyectos de mejoramiento o automatización. La relevancia de este proyecto radica en que se identifica la oportunidad de consolidar los procesos transaccionales (más adelante se explicarán exactamente cuáles son estos procesos transaccionales) a través de un Centro de Servicios Compartido, lo cual posibilitará que en un proyecto posterior se puedan replicar buenas prácticas de cada filial, estandarizar las actividades, la documentación y así dar paso a futuras automatizaciones que a su vez generarán eficiencias y ahorros para la operación. El análisis comenzará por conocer el contexto de los centros de servicios compartidos en empresas multinacionales, estudiar los casos de éxito y lecciones aprendidas de estos proyectos, identificar los procesos susceptibles a ser consolidados y finalmente entregar un procedimiento detallado con los pasos que deben ser ejecutados para lograr su centralización. Este plan incluirá la metodología para el cálculo de ahorros a partir de los beneficios alcanzados por movimientos de personal y procesos al Centro de Servicios Compartidos de Medellín-Colombia. La puesta en marcha de este plan brindará beneficios a la organización no solo en términos de reducción de costos, sino en la apertura hacia la gestión de eficiencias operativas y digitalización. A partir de este estudio se evidencia que el fortalecimiento y transición de actividades hacia el Centro de Servicios Compartidos es alcanzable y se caracterizará por diferentes factores, donde se destacan: consolidar los procesos transaccionales de la compañía que hagan parte de la hoja de ruta definida para la centralización de conocimientos entre áreas y países. Brindar ahorros a partir de la migración de cada proceso según el modelo entregado en este caso de estudio, los cuales estarán entre el 28% y 57% respecto al costo anual actual, dependiendo del escenario seleccionado. Administrar un proyecto estructurado según el procedimiento detallado en este estudio. Desplegar un plan de comunicaciones donde se detallan los objetivos, desafíos y logros de cada una de las fases de implementación para mantener a los grupos interesados informados y alineados con el proyecto; esto facilitará el proceso de Gestión del Cambio y permitirá a los líderes funcionales establecer una comunicación directa, efectiva y transparente con sus equipos de trabajo.