Implementación del Programa de Gestión Documental en el Consultorio de Desarrollo Empresarial (Cdem) (2018)
El trabajo se realizó teniendo en cuenta los lineamientos que expone el archivo General de la nación y las buenas prácticas de salubridad Archivística contando con la aprobación y los requerimientos que se exigían para realizar el proyecto con el fin de que fuera funcional, práctico y completo para el centro de desarrollo empresarial CDEM. Nos vimos en la tarea de extraer del CDEM el material de trabajo (cd de las tesis de grado) se encontraron tesis de grado presentadas de 2015 al 2018, para optar al derecho de grado como administradores de empresas de la facultad de ciencias económicas y administrativas de la universidad cooperativa de Colombia, teniendo en cuenta la proporción del proyecto en primera fase: crear la plataforma de gestión documental de las tesis de grado del CDEM, se define utilizar ACCESS 2016, primeramente se inició con una investigación adquiriendo conocimiento en la utilización del Office con el fin de que se pudiera trabajar sin problemas dado el peso de los archivos, la estructura, los tipos de formato, y en sí el contenido de la información de los CD respectivamente. Para lograr la entrega de una plataforma de gestión documental que futuramente preste el servicio de almacenamiento de la información de ahí en adelante. Será inicio a la incorporación del material en la plataforma utilizando el método de prueba- error, al no lograr una capacitación y no tener expertos en sistemas de cómputo, se obtiene la estructura de la base de datos que luego después de las tutorías previas se fue adaptando a lo que el CDEM buscaba, con dificultad se logró dinamizar la base de datos con selecciones de respuesta, utilizando la sumatoria, el auto numérico, títulos para los adjuntos se define la estructura y se da inicio a la incorporación de 250 tesis de grado logrando dos por hora ya que algunos archivos que contenía el cd se convirtieron a PDF para evitar errores en la plataforma, luego de aprender empíricamente y en el desarrollo de la práctica se requiere empezar a desarrollar el informe para consolidar paso a paso todo el proceso incluyendo el sortear todas las dificultades que se presentan durante el proyecto. Comenzando la creación del manual de gestión documental del CDEM donde se especifica el paso a paso de la base de datos celda por celda con el fin de darle un orden coherente e idóneo de trabajo para el uso correcto de la plataforma a quien lo requiera en su momento. Al realizarse una evaluación previa del proyecto, el tutor Carlos castillo y el director del CDEM John Alexander Alvares, intervienen para solicitarnos una plataforma más funcional que pueda arrojar datos estadísticos, hay se da inicio a otra parte de la investigación y utilizando el método de prueba se llega a la conclusión que Access 2016 no tiene las características para trabajar estadísticos por ende se requiere condicionar la tabla base de datos en Access, por medio de una macro para optimizar la transferencia de información a Excel ya que este programa de Office sí cuenta con las características para arrojar datos estadísticos. Aparte se requiere una codificación para cada cd manejando las técnicas de archivo para almacenar documentos tecnológicos como lo son y los CD y DVD, en un espacio asignado ubicado en la facultad de ciencias económicas administrativas de la universidad coo erativa de Colombia, ubicada en la avenida caracas # 37-20