Diseño de los manuales de funciones y procedimientos de la secretaría de hacienda del municipio de Envigado. (2003)
Conscientes del compromiso adquirido con la comunidad y los usuarios en general, la Secretaría de Hacienda quiso mejorar de forma eficiente y eficaz todas sus funciones y procedimientos. Esta necesidad, de volver más eficiente y eficaz a la entidad llevó a pensar en reestructurar cada uno de los procesos que se venían dando, por este motivo se realizó un análisis detallado de cada uno de los procesos críticos y no críticos que podrían obstruir el logro de los objetivos y planes que la Secretaría de Hacienda se trazó, llegando a la conclusión de que los manuales de funciones, y procedimientos se encontraban obsoletos o no se acomodaban dentro del contexto actual de la administración pública moderna, lo cual llevó a tomar la decisión de “DISEÑAR NUEVOS MANUALES DE FUNCIONES, Y PROCEDIMIENTOS PARA LA SECRETARÍA DE HACIENDA” Las etapas en las cuales fue diseñado el Manual de Funciones y Procedimientos fueron: Primero se realizó un diagnóstico de cuáles son las áreas funcionales o de realización de mayor importancia que ayudan al cumplimiento de la razón de ser de la Secretaría de Hacienda, detectando cuáles son las funciones que no están bien documentadas y que sirven de apoyo al cumplimiento de los objetivos, en esta etapa se encontró lo siguiente: Factores claves de éxito y fracaso. Factores de fracaso. Identificación de fuerzas ambientales de la organización. Matriz de análisis DOFA. Estos factores de éxito y de fracaso motivaron a la administración pública a continuar con la elaboración de los manuales ya que las oportunidades que se tenían con ellos eran de suma importancia para la productividad y el mejoramiento continuo de la Secretaría de Hacienda del Municipio de Envigado. Luego se realizó un análisis de cada una de las funciones y procedimientos, para hallar cuáles son los puntos críticos que desvíen el objetivo de la Secretaría de Hacienda. Cuadros organizacionales. Descripción y clasificación de los cargos. Desarrollo humano. Sistema de evaluación y control. En esta etapa se encontraron varias pautas que ayudaron a desarrollar el proyecto, además se analizó todo el sistema de desarrollo humano y de evaluación del personal, el cual es muy actualizado y, desarrollando, adicionalmente los cuadros organizaciones fueron de mucha ayuda en la elaboración del derrotero de entrevistas a los funcionarios de la Secretaría de Hacienda. Para terminar, se realizó la propuesta de una herramienta gerencial a los funcionarios de la Secretaría de Hacienda, que contribuya al mejoramiento de su labor diaria y además al cumplimiento de las metas y objetivos que se traza el Secretario de Hacienda. Manual de funciones. Manual de procedimientos. Normas preliminares de control interno. Esta propuesta fue el objeto de este trabajo y se realizó de una manera seria y responsable. Es importante para los funcionarios y los directores la implementación de dichos manuales.