Diseño de una herramienta que permita mejorar el sistema de facturación a través de la optimización de procesos de la empresa Marítima del Caribe S.A.S. (2023)
La meta de nuestro estudio se centra en la creación de una herramienta destinada a mejorar el sistema de facturación en la empresa Marítima del Caribe S.A.S. Esta mejora se logrará a través de la automatización de sus procesos, lo que resultará en una mayor eficiencia en el flujo de trabajo, la reducción de errores y la mejora de la transparencia en todo el proceso de facturación. El procedimiento actual de facturación en la empresa implica que los clientes soliciten el servicio a través de correo electrónico. Una vez que se presta el servicio, el departamento de operaciones elabora un formato manual detallando los aspectos del servicio, como el tipo de servicio prestado, el destinatario, la hora, la fecha, el barco utilizado y el nombre del piloto transportado. Luego, este formato se envía físicamente al encargado de facturación, un proceso que puede llevar hasta tres días. Una vez que el buque ha zarpado, se revisan los detalles del cliente y las tarifas, y se procede a la facturación, un proceso que puede llevar hasta 10 días adicionales. Este proceso manual presenta diversas limitaciones, como la falta de actualización en tiempo real de la información, una alta probabilidad de errores humanos y demoras en la entrega de las facturas. Además, la empresa depende en gran medida de la creación manual de los registros de los servicios, lo que incrementa los costos y dificulta la verificación de la información en tiempo real. Por lo tanto, la automatización del proceso de facturación se convierte en un elemento esencial para optimizar el sistema en Marítima del Caribe S.A.S. La automatización permitirá eliminar el uso de papel, actualizar la información en tiempo real, reducir los errores y acelerar significativamente el proceso de facturación. Además, se podrán implementar sistemas de seguimiento y control en tiempo real, lo que mejorará la transparencia y la capacidad de verificar la información de manera eficaz.