Optimización de tiempos y métodos en el área administrativa para G+D Cargo Services CA. (Estados Unidos), reduciendo costos del procedimiento actual. (2019)
La compañía G+D Cargo Services, busca aumentar su productividad con el fin de ser más competitiva, obtener una mejor posición en el mercado nacional y con visión a nivel internacional, evitando al máximo el desperdicio de tiempo en los procesos, para ello, la empresa no solo enfoca sus esfuerzos en la calidad y las ventas, sino que también se interesa por generar métodos óptimos en todas las áreas, como en este caso la administrativa, la cual busca cumplir con todas las tareas de manera ordenada y eficiente. A su vez también influye en la satisfacción del empleado, ya que, al mejorar estos procesos, esté se verá motivado a aplicar nuevas capacidades y alternar sus funciones de manera que no sea algo repetitivo y desgastante. En el marco del modelo de grado práctica empresarial se identifica G+D Cargo Services, como una compañía con problemáticas marcadas en cuanto al cargo de coordinadora de operaciones, como lo son: • Errores en cifras. • Seguimiento de la carga • Contabilidad final • Reportes incongruentes • Entrega tardía de los reportes requeridos Haciendo un análisis visual de los procesos y las herramientas utilizadas para el manejo de la información se determina que uno de los factores más relevantes en cuanto al proceso, es la herramienta digital con la cual se trabaja, ya que se cuenta con plantillas (Excel) que no generan una eficiencia en los procesos administrativos debido a que las fórmulas son básicas, no reconocen las diferentes tarifas y la mayoría de trabajo se debe hacer de manera manual, tampoco cuentan con una imagen corporativa, generando una congestión visual, obligando a realizar algunas funciones 11 con métodos tediosos y alto margen de error. Actualmente en la compañía G+D se está generando exceso de trabajo en el orden de la información. Con una nueva plantilla sistemática, se busca dar solución a este problema, usando la misma herramienta (Excel) con el fin de no generar costos adicionales en software, reduciendo los tiempos en los procesos, así como la cantidad de errores humanos en los mismos, aportando una imagen corporativa y legible a todos los departamentos. Se busca dar solución a la problemática relacionada con el cargo Coordinadora de Operaciones, el beneficio se verá reflejado en términos económicos ya que el tiempo de un funcionario tiene un costo para la empresa y no requerirá ampliar su presupuesto de nómina mientras el volumen de carga se mantenga, reflejando una estabilidad en la planta de empleados. Con la optimización de tiempos estándar en los procesos se logra un aumento de la capacidad de ejecución de las funciones del cargo. Esto favorecerá el desarrollo de la compañía la cual busca expandirse progresivamente.