Diseño de mejora para los procedimientos de cotización, pre factura y factura comercial para TGL Colombia ltda (2019)
La inexactitud y des organización, presentes en el momento de la realización de las cotizaciones, afectan de manera directa todos los procesos de la empresa TGL COLOMBIA LTDA, debido a que, en el desarrollo del negocio de la compañía, las cotizaciones realizadas a los clientes son las herramientas que le permiten a la empresa tener un panorama acerca de las utilidades que desea generar en sus servicios, antes de la prestación de los mismos. Diferencias en tarifas, elusión de rubros por facturar, errores de digitación, poca información de la característica de la carga, el complejo formato de las cotizaciones; son algunos de los riegos presentes en TGL, y que han venido afectando el correcto desarrollo de la razón social de la compañía; atender esta necesidad es de vital importancia, en vista de qué encamina a la empresa hacia un rumbo más preciso en cuanto a los resultados obtenidos. Se identificó, que, para atender esta necesidad, es importante generar nuevos procedimientos enfocados a este campo, que permiten tener mayor organización y así mismo una visión más precisa de cómo darle el manejo adecuado al proceso de cotizaciones. La propuesta expuesta incluye entre otros, manuales de procedimientos enfocados hacia el proceso de cotización, el proceso operativo mediante la pre-factura y el proceso contable mediante la facturación. En estos procedimientos, se intervino en cada uno de los pasos que complementan cada proceso, dejando en claro las actividades a realizar y el personal a cargo, también así mismo, dejando claro en caso de tener algún requerimiento, hacia quien se debe dirigir dependiendo del momento en el que se encuentre el proceso. Se identifica, que, por parte de los colaboradores, aun conociendo cada una de las actividades que incluyen los procesos, estas eran ignoradas o se carecía del conocimiento acerca de cómo realizarla de manera eficaz y eficiente. Adicional, se presenta como propuesta, un nuevo formato de cotización unificado, dejando de lado la cantidad de formatos que la empresa tenía desde hace tiempo, la idea de este formato es llegar a sintetizar lo mejor posible la información que se debe consignar allí, sirviendo como herramienta para que el encargado de realizar la cotización, tenga una mayor facilidad en el desarrollo de su actividad, esto en virtud de que, gran parte de este formato consta únicamente de información desplegable por listas y no para diligenciamiento de manera manual; lo anterior ayudando a disminuir el riesgo potencial de cometer errores humanos de digitación, que crean diferencias en la información consignada versus la información real. Esto le permite a la empresa verse beneficiada en diferentes aspectos como puede ser, la fidelización de los clientes, la disminución de las quejas y reclamos en las cotizaciones, que generan reprocesos para la compañía, el correcto manejo de sus costos y, sobre todo, el beneficio más importante es, que con la aplicación de estos formatos se mejora la comunicación entre los diferentes procesos, generando un buen ambiente en la empresa.